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Arbeitnehmerveranlagung: Homeoffice steuerlich absetzen

(Bild: © iStock/adia_bormotova) (Bild: © iStock/adia_bormotova)

Arbeitnehmerveranlagung & Homeoffice

Durch die rasch umgesetzten Schritte zur Bekämpfung der COVID-19-Ausbreitung waren und sind viele Dienstnehmer angewiesen, ihren Beruf mittels privater Arbeitsmittel zu verrichten. Stellt ein Dienstnehmer seine privaten Gegenstände zur Erbringung der Leistung zur Verfügung, sind die dafür angefallenen Kosten nach § 16 EStG im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung grundsätzlich als Werbungskosten abzugsfähig.

Hierbei ist zu beachten, dass Gegenstände, welche unter der Geringwertige Wirtschaftsgüter -Höchstgrenze von Euro 800,‒ inklusive USt (ab 2020)  liegen, sofort abzugsfähig sind. Liegen die Anschaffung- oder Herstellkosten über Euro 800,‒ (inkl USt) müssen die Aufwendungen über die Nutzungsdauer verteilt werden.

Änderungen zur Pendlerpauschale ab 1.7 .2021: Mit dem 3. Covid-19-Gesetz wurde zudem eine Sonderbestimmung betreffend das Pendlerpauschale und den Pendlereuro während vorübergehender Homeoffice-Arbeit aufgrund der Coronakrise geschaffen. Lesen Sie mehr darüber im letzten Absatz: Homeoffice Neu & Pendlerpauschale

Computer/Notebook steuerlich absetzen

Privat angeschaffte Computer oder Laptops sowie Scanner, Drucker oder Modems, die für berufliche Tätigkeiten eingesetzt werden, können unter bestimmten Voraussetzungen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Hierbei wird vorausgesetzt, dass die berufliche Notwendigkeit gegeben und diese auch belegbar ist. Weiters ist zu beachten, dass die Finanzverwaltung derzeit davon ausgeht, dass der private Anteil der Nutzung mindestens 40 % beträgt und so maximal 60 % der Anschaffungskosten als Werbungskosten steuerlich abgesetzt werden können. Dies ist aber nur der Fall, wenn das Ausmaß der beruflichen Nutzung nicht nachgewiesen werden kann. Die Beurteilung der Aufteilung muss jährlich neu geprüft werden.

Sofern die Anschaffungskosten Euro 800 (bis 2019 Euro 400) übersteigen, wird eine Nutzungsdauer von mindestens drei Jahren angenommen. Eine einmal gewählte Nutzungsdauer kann nicht geändert werden. Anschaffungskosten unter diesem Betrag können sofort im Jahr der Anschaffung steuerlich abgesetzt werden. Hierbei ist zu beachten, dass Computer, Bildschirm und Tastatur eine wirtschaftliche Einheit bilden und die Anschaffungskosten zusammen betrachtet werden müssen. Alle weiteren elektronischen Geräte iZm Computer sind als eigenständig zu bewerten. Wird ein Softwareprogramm ausschließlich für die berufliche Tätigkeit gekauft, sind diese Kosten voll abzugsfähig.

Neu ist ab 2021, dass die geltend zu machenden Aufwendungen um ein vom Arbeitgeber bezahltes Homeoffice-Pauschale zu kürzen sind.

Kosten für Telefonate im Homeoffice

Als Werbungskosten sind auch sämtliche Telefonate, welche für die berufliche Tätigkeit geführt werden, zu verstehen und sind vollständig absetzbar. Wenn das private Telefon beruflich genutzt wird und keine genauen Aufzeichnungen über die beruflich veranlassten Telefonate vorgelegt werden können, muss eine Schätzung des privaten Anteils vorgenommen werden.

Internetkosten im Homeoffice

Sämtliche Internetkosten wie Provider-Gebühren, Leitungskosten (Online-Gebühren) oder Paketlösungen für Internetzugang müssen ebenfalls nach beruflicher und privater Nutzung aliquotiert werden. Wenn die Aufteilung nicht belegbar ist, muss eine Schätzung vorgenommen werden. Der beruflich genutzte Teil ist vom Dienstnehmer als Werbungskosten steuerlich absetzbar.

Stellt der Dienstgeber in seinem Namen und auf seine Kosten im Homeoffice des Dienstnehmers für betriebliche Zwecke einen Internetanschluss zur Verfügung bzw. lässt er einen solchen einrichten und erlaubt er dem Dienstnehmer eine fallweise Privatnutzung auf Dienstgeberkosten, so ist im Falle eines mobilen Internetanschlusses (z.B. mobiler Router) kein Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Dienstnehmer überwiegend im Homeoffice tätig ist.

Ist hingegen eine bauliche Maßnahme für den Internetanschluss notwendig (Anschluss Glasfaser, ISDN oder ähnliches) oder werden laufende Internetkosten für ein fixes Modem vom Dienstgeber übernommen, so ist sowohl für die Herstellungskosten als auch für die laufenden Kosten ein Sachbezug für den Vorteil aus dem Dienstverhältnis anzusetzen.

Arbeitszimmer und Einrichtung

Aufwendungen oder Ausgaben für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer und dessen Einrichtung waren bisher nur dann abzugsfähig, wenn es den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen bildete. Da Arbeitnehmer in der Regel über einen Arbeitsplatz am Dienstort verfügen, waren die „Betriebskosten für ein Arbeitszimmer (Strom, Miete, Wasser etc.) nicht absetzbar. Dies bleibt (vorerst) unverändert.

Bereits rückwirkend ab 1.1.2020 besteht die Möglichkeit, Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar, wie insbesondere Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung, Fußstütze, Vorlagehalterung, für einen in der Wohnung eingerichteten Arbeitsplatz in der Höhe von bis zu max. EUR 300 pro Kalenderjahr (für alle Gegenstände zusammen) abzusetzen. Voraussetzung hierfür ist, dass nachweislich mindestens 26 Tage im Kalenderjahr (siehe Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto) im Homeoffice erbracht werden.

Für das Kalenderjahr 2020 gilt bereits ein Höchstabsetzbetrag von EUR 150. Für das Kalenderjahr 2021 gilt ein Höchstabsetzbetrag von EUR 300, wobei der 2020 geltend gemachte Betrag abzuziehen ist.

Homeoffice Neu & Pendlerpauschale

Die bereits im Herbst 2020 angekündigten neuen Regelungen zum Homeoffice sind mit 1.4.2021 in Kraft getreten. Während die steuerlichen Reglungen teilweise rückwirkend im Jahr 2020 gelten, traten die arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen ab 1.4.2021 in Kraft. Seitdem setzt eine Homeoffice-Tätigkeit eine schriftliche Vereinbarung über die Erbringung der Arbeitsleistungen in der „Wohnung“ des Dienstnehmers voraus. Die Homeoffice-Vereinbarung kann von beiden Seiten bei Vorliegen wichtiger Gründe aufgekündigt werden.

Bei regelmäßiger Tätigkeit im Homeoffice ist der Dienstgerber verpflichtet, entweder „digitale Arbeitsmittel“ wie etwa PC, Bildschirm, Tastatur, Laptop, Drucker, Telefon bzw Handy, Datenverbindung, Internet etc beizustellen oder angemessene Kosten dafür (pauschal) zu ersetzen. Für die Bereitstellung digitaler Arbeitsmittel ist kein Sachbezug anzusetzen. Auch die Homeoffice-Pauschale ist lohnsteuer- und lohnnebenkostenfrei, jedoch mit max 3 EUR/Tag und mit höchstens 100 Tagen im Kalenderjahr begrenzt.

Im Umkehrschluss ist davon auszugehen, dass andere Kosten nicht zwingend ersetzt werden müssen (z.B. Einrichtungsgegenstände wie etwa ergonomischer ein Bürostuhl, aber auch Strom- und Heizungskosten). Es empfiehlt sich jedoch, diesbezüglich eine klare vertragliche Regelung zu treffen.

Die Anzahl der Homeoffice-Tage, an denen der Dienstnehmer „ausschließlich“ in der Wohnung gearbeitet hat, ist rückwirkend ab 1. Jänner 2021 am Lohnkonto und folglich auch im Lohnzettel (L 16) anzugeben. Bei fehlenden Aufzeichnungen für den Zeitraum 1.1. bis 1.4.2021 darf der Dienstgeber die Homeoffice-Tage im Schätzungswege angeben. Ab 1.7.2021 hat eine tagesgenaue Erfassung von Homeoffice-Tagen zu erfolgen. Die Anzahl der Homeoffice-Tage hat selbst dann je Arbeitnehmer am Lohnkonto zu erfolgen, wenn keine Homeoffice-Vereinbarung getroffen wurde, da diese Information zur Kontrolle der Arbeitnehmerveranlagungen dienen soll.

Das 3. Covid-19-Gesetz: Sonderbestimmung zur Pendlerpauschale ab 1.7.2021

Mit dem 3. Covid-19-Gesetz wurde zudem eine Sonderbestimmung betreffend das Pendlerpauschale und den Pendlereuro während vorübergehender Homeoffice-Arbeit aufgrund der Coronakrise geschaffen. Dadurch war bis 30.06.2021 sichergestellt, dass die steuerfreie Pendlerpauschale auch für Homeoffice-Tage zusteht und konnten beide Pauschalen parallel bezogen werden.

Ab dem 1.07.2021 gilt es nunmehr grundsätzlich Tage entweder als Tag im Homeoffice, Tag, für den das Pendlerpauschale zusteht, oder als arbeitsfreien Tag zu qualifizieren.  Ein Homeoffice-Tag setzt die tatsächliche und ausschließliche Tätigkeit im Homeoffice voraus und verliert durch jede kurze berufliche Unterbrechung durch eine Dienstreise oder Fahrt zur Arbeitsstätte diese Qualifikation. Der Anspruch auf das Pendlerpauschale sowie den Pendlereuro ist wie schon bisher von der Anzahl der Arbeitstage in der Betriebsstätte des Dienstgebers abhängig. Pendelt der Dienstnehmer tatsächlich an mehr als 10 Arbeitstagen pro Monat, so steht ihm das Pendlerpauschale zur Gänze zu; Fährt er an 9 bis 10 Tagen im Monat zum Arbeitsort, so hat er Anspruch auf zwei Drittel des Pendlerpauschales; Bei 5 bis 8 Pendlertagen steht ihm nur mehr ein Drittel zu.Wird an pendelnde Dienstnehmer eine Homeoffice-Pauschale gezahlt, so können Pendlerpauschale und Homeoffice-Pauschale nebeneinander bestehen, soferne monatlich  ausreichend Pendlertage vorliegen.

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Dietlinde Brunner

Dietlinde Brunner

Director | Steuerberaterin

Dietlinde Brunner ist bei TPA Steuerberatung vor allem für die Bereiche Personalverrechnung und Sozialversicherung verantwortlich.

Wolfgang Höfle

Wolfgang Höfle

Steuerberater | Unternehmensberater | Partner

TPA Experte für Sozial-, Arbeitsrecht & Lohnsteuer. Vorsitzender der Arbeitsgruppe Lohnsteuer des Fachsenats für Steuerrecht der KSW.

Carmen Propst

Carmen Propst

Managerin

Die Expertin hat Ihren Beratungsschwerpunkt vorallem in den Bereichen der Personalverrechnung und Sozialversicherung.

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