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Digitalisierung durch „Remote Working“ und „eSigning“

(Bild: © svetlana_shamshurina) (Bild: © svetlana_shamshurina)

Einleitung

Gerade in Zeiten, in denen der gewohnte Alltag und routinemäßige Abläufe durch äußere Umstände maßgeblich beeinflusst und nahezu auf den Kopf gestellt werden, verdeutlicht sich unsere Anpassungsfähigkeit und Akzeptanz von Neuartigem. Vor allem aufgrund der COVID-19 Pandemie wurde – soweit möglich – in Österreich der Arbeitsalltag flächendeckend von Unternehmen auf „home office“ und „remote working“ umgestellt. Damit verbunden sind geänderte interne und externe Abläufe in betroffenen Unternehmen, wobei die elektronische Signierung (eSignatur, der Prozess der elektronischen Signierung das eSigning) von Dokumenten voraussichtlich zunehmende Bedeutung bekommen wird.

Status quo der rechtlichen Rahmenbedingungen zu eSigning

Am 23.07.2014 wurde die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (eIDAS‑VO) erlassen. Die eIDAS‑VO dient gemäß Erwägungsgrund 2 „der Stärkung des Vertrauens in elektronische Transaktionen im Binnenmarkt, indem eine gemeinsame Grundlage für eine sichere elektronische Interaktion zwischen Bürgern, Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen geschaffen wird, wodurch die Effektivität öffentlicher und privater Online-Dienstleistungen, des elektronischen Geschäftsverkehrs und des elektronischen Handels in der Union erhöht wird„. Für Österreich bedeutete der Erlass der unmittelbar anwendbaren eIDAS‑VO eine zwingend erforderliche Anpassung innerstaatlicher Gesetze zu den Themen elektronische Identifizierung (somit des E‑Government‑Gesetzes; E‑GovG) bzw. elektronische Signaturen (somit des Signaturgesetzes; SigG). Zur Durchführung der eIDAS‑VO trat schlussendlich mit Wirkung zum Ablauf des 30.06.2016 anstelle des SigG ein neues Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG).

Unter Berücksichtigung der vormals gültigen EU-Richtlinie ist eine elektronische Signatur somit bereits seit rund 20 Jahren rechtlich anerkannt, wohingegen sich der Trend zur Nutzung der digitalen Möglichkeiten erst im vergangenen Jahrzehnt – auch durch neue Dienstanbieter – verstärkt entwickelt hat. Doch was ist im Konkreten aufgrund der heute gültigen Rechtslage mittels eSigning möglich und welche Rechtswirkung hat eine eSignatur?

Einordnung der eSignatur in unser Verständnis von Formvorschriften

Gemäß der Legaldefinition unter Artikel 3 Ziffer 10 eIDAS-VO setzt sich eine einfache elektronische Signatur aus Daten in elektronischer Form zusammen, die anderen elektronischen Daten (zB in einem elektronischen Dateiformat erfassten Text) beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Im Unterschied dazu ist bei einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur insbesondere die eindeutige Zuordnung der eSignatur zu und die Identifizierung des Unterzeichners möglich, wobei eine nachträgliche Veränderung des signierten Dokuments nachvollzogen werden kann. Die „stärkste“ Form der eSignatur ist die qualifizierte elektronische Signatur (in Österreich zB durch Benutzung der Bürgerkarte oder Handy-Signatur möglich), da diese gemäß Artikel 3 Ziffer 12 eIDAS-VO fortgeschrittene eSignaturen erfasst, die von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter über ein qualifiziertes Zertifikat validiert werden.

Zur Gewährleistung von Vertraulichkeit und Sicherheit bei eSigning durch qualifizierte eSignaturen steht der validierende qualifizierte Vertrauensdienstanbieter unter staatlicher Aufsicht. Diese Aufsichtsfunktion nimmt gemäß § 12 Absatz 1 SVG die Telekom-Control-Kommission wahr und kann für die Durchführung dieser Tätigkeit gemäß § 13 SVG die RTR-GmbH heranziehen. Die RTR-GmbH führt eine öffentlich zugängliche Liste von (qualifizierten) Vertrauensdienstanbieter unter https://www.signatur.rtr.at/de/vd/Anbieter.html sowie deren (qualifizierten) Vertrauensdienste (zB Zertifikatausstellung) unter https://www.signatur.rtr.at/de/vd/Dienste.html.

Aufgrund der mittelbaren staatlichen Aufsicht im Validierungsprozess und den regulatorischen Rahmenbedingungen zur Klassifizierung als qualifizierte eSignatur ist eine gesetzliche Gleichstellung durch § 4 Absatz 1 SVG mit der Schriftlichkeit im Sinne des § 886 ABGB (handschriftliche Unterfertigung) angemessen. Jedoch ist die eSignatur nicht für jedes Rechtsgeschäft bzw. jede Erklärung tauglich, da insbesondere § 4 Absatz 2 SVG explizit die Errichtung von letztwilligen Verfügungen durch eSignatur als unzulässige Form deklariert. Die Praxisrelevanz von eSigning ist durch diesen Ausschluss jedoch nicht gefährdet.

Die „Bestandskraft“ von elektronisch signierten Dokumenten

Artikel 25 Absatz 1 eIDAS-VO sieht zur „Bestandskraft“ einer einfachen eSignatur grundsätzlich vor, dass dieser die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an eine qualifizierte eSignatur nicht erfüllt. Somit ist selbst einem durch einfache eSignatur unterfertigten Dokument jedenfalls ein gewisser Grad an „Bestandskraft“ verliehen, wenngleich die Beweisführung zur Zuordnung der einfachen eSignatur zu und Identifizierung des Unterzeichners erheblich schwieriger sein kann. Hat der Gegner in einem Zivilprozess nämlich die Echtheit der Privaturkunde oder die darauf befindliche Unterschrift bestritten oder hält das Gericht trotz Unterlassung der Bestreitung die Echtheit der Unterschrift für zweifelhaft, so muss der Beweisführer – somit derjenige, der sich auf ein Recht aus dieser Privaturkunde beruft – die Echtheit beweisen (Rechberger/Klicka in Rechberger/Klicka (Hrsg), Kommentar zur ZPO5 (2019) zu § 312 ZPO Rz 2; Kodek in Fasching/Konecny3 III/1 § 312 ZPO Rz 1-2 (Stand 1.8.2017, rdb.at)). Hingegen begründet ein durch qualifizierte eSignatur unterfertigtes Dokument den vollen Beweis dafür, dass die in dieser Privaturkunde enthaltenen Erklärungen vom Unterzeichner stammen, dh von ihm abgegeben worden sind (Bittner in Fasching/Konecny3 III/1 § 294 ZPO Rz 4 (Stand 1.8.2017, rdb.at)).

Step-by-Step zu „Paperless Working“?

Die Praxisrelevanz von eSigning ist – jedoch in Abhängigkeit von dem zu unterfertigenden Dokument (zB unternehmensinterne Dokumentation, Vollmachten, oder etwa Organbeschlüssen bei Gesellschaften), dem Erklärungsinhalt (zB Befristungen bei Mietverträgen) und der Form der eSignatur – nicht zu unterschätzen. Zu berücksichtigen ist gemäß § 4 Absatz 1 2. Satz SVG jedenfalls die vorgegebene Formvorschrift für das zu unterfertigende Dokument. Das betrifft insbesondere die erforderliche Beiziehung eines Notars sowie sonstige vertragliche Vereinbarungen (siehe § 884 ABGB; jedoch mit Einschränkungen gegenüber Verbrauchern durch § 6 Absatz 1 Z 4 KSchG und § 4 Absatz 3 SVG) über die Form. Vor allem im Gesellschaftsrecht gibt es eine Vielzahl von Bestimmungen, die eine notarielle Beglaubigung, notarielle Beurkundung oder die Errichtung eines Notariatsaktes erforderlich machen.

Im Zusammenhang mit der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) gab es gesetzliche Änderungen von § 4 GmbH-Gesetz und §§ 69b, 79 Notariatsordnung (NO), die nunmehr eine Errichtung des Gesellschaftsvertrags einer GmbH nach Maßgabe der technischen Voraussetzungen auch in Form eines elektronischen Notariatsakts unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit (optische und akustische Zweiweg-Verbindung in Echtzeit), anstelle von physischer Präsenz der Parteien, vorsehen. Die Errichtung des Gesellschaftsvertrags in Form eines elektronischen Notariatsakts setzt voraus, dass alle Personen, die ihn zu unterfertigen haben, einfache eSignaturen (eine fortgeschrittene oder qualifizierte eSignatur ist nicht zwingend erforderlich, da der Notar eine Identitätsfeststellung gesondert im Vorfeld vornimmt) verwenden und der Notar abschließend seine elektronische Beurkundungssignatur beisetzt (sinngemäß gilt dieser Ablauf auch für erforderliche notarielle Beglaubigungen im Gründungsprozess).

Im Anschluss an eine erfolgreiche GmbH-Gründung sind diverse gesellschaftsrechtliche Maßnahmen nur basierend auf notariell beglaubigten Dokumenten umsetzbar (zB schriftliche Gesellschafterbeschlüsse zur Bestellung eines Geschäftsführers, Änderung der Vertretungsbefugnis eines Geschäftsführers, Musterzeichnung eines neuen Geschäftsführers, Firmenbuchantrag auf Eintragung eines neuen Geschäftsführers bzw Eintragung einer Änderung des Gesellschaftsvertrags, etc). Hierzu sieht § 79 Absatz 1 NO vor, dass auch durch einfache eSignatur ein notariell zu beglaubigendes Dokument unterfertigt werden kann.

Auf den Punkt gebracht.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen zur Nutzung von eSignaturen wurden in den vergangenen Jahren laufend adaptiert, um durch Gewährleistung von Vertraulichkeit und Sicherheit bei eSigning eine Stärkung des Vertrauens in elektronische Transaktionen zu erzeugen. Die Praxisrelevanz von eSigning hängt jedoch nicht nur von den rechtlichen Rahmenbedingungen, sondern auch von der Akzeptanz der potentiellen Nutzer ab. Es scheint, als würden sich bestehende Unsicherheiten bei potentiellen Nutzern auch in Österreich zunehmend abbauen.

In der Praxis ist zwecks Identitätsfeststellung und Überprüfung einer (qualifizierten) eSignatur aus Sicht eines Vertragspartners zu empfehlen, das (qualifizierte) Zertifikat des Unterzeichners mit öffentlich zugänglichen Listen von Aufsichtsbehörden über Vertrauensdienste abzugleichen. Durch einen derartigen Abgleich kann sichergestellt werden, dass ein zur eSignatur benutztes Zertifikat von einer Aufsichtsbehörde geprüft wurde und somit die ausgewiesenen personenbezogenen Daten (sogenannte spezifische Attribute des Signators im Zertifikat), wie zB Vorname und Familienname, valide sind bzw. die Identität des Unterzeichners nachweisbar ist.

Zum Autor:

Philip Rosenauer ist Rechtsanwalt und Experte für Gesellschaftsrecht, M&A, Kapitalmarkt und Start ups bei PHH Rechtsanwälte sowie Capital Market Coach für Unternehmen des direct market plus an der Wiener Börse.

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