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VIDEO: Rechnungen im Umsatzsteuerrecht – Christine Weinzierl

Eine Rechnung ist eine Urkunde, die über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet (§ 11 Abs 2). Ob die Urkunde als Rechnung bezeichnet wird (zB auch als Quittung), ist nicht entscheidend, sondern dass die in § 11 und Art 11 UStG geforderten Rechnungsmerkmale enthalten sind.

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Traditionell wird eine Rechnung in Papierform ausgestellt. Seit 2004 gelten aber auch auf elektronischem Wege übermittelte Rechnungen als Rechnungen iSd § 11 UStG, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind (VO BGBl II 2003/583):

  • Der Empfänger der Rechnung stimmt der Übermittlung auf elektronischem Weg zu.
  • Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sind durch eines der folgenden vier Verfahren gewährleistet:
    – Der Unternehmer wendet ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren an, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Lieferung oder sonstigen Leistung geschaffen wird.
    – Die elektronische Rechnung wird über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) übermittelt.
    – Die Rechnung ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur iSd § 2 Z 3a des Signaturgesetzes versehen.
    – Die Rechnung wird durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gemäß Artikel 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl Nr. L 338 vom 28.12.1994, übermittelt, wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

Bei Gutschriften iSd rechnet nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger über eine steuerpflichtige Lieferung oder sonstige Leistung ab. Damit die Gutschrift als Rechnung gilt, ist folgendes zu beachten (§ 11 Abs 7):

  • der Gutschriftsempfänger (das ist der leistende Unternehmer) muss zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt sein,
  • die Abrechnung mit Gutschriften muss zwischen dem Leistenden und dem Leistungsempfänger vereinbart sein,
  • die Gutschrift muss den Vorschriften über Rechnungen entsprechen und als solche bezeichnet sein,
  • die Gutschrift muss dem leistenden Unternehmer zugeleitet worden sein.

Führt ein Unternehmer steuerbare Lieferungen oder sonstige Leistungen aus, so ist er berechtigt, Rechnung iSd § 11 UStG auszustellen. Eine Verpflichtung zur Rechnungsstellung nach dem UStG besteht,

  • wenn der Unternehmer steuerbare Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, ausführt
  • wenn der Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt
  • bei grenzüberschreitenden Leistungen (ausgenommen bei Abrechnung mittels Gutschrift), wenn
    – der leistende Unternehmer sein Unternehmen vom Inland aus betreibt (oder sich die Betriebsstätte, von der aus die Leistung erbracht wird, im Inland befindet),
    – der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist, der die Lieferung oder sonstige Leistung für sein Unternehmen bezieht, oder eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist,
    – die Steuerschuld für die im anderen Mitgliedstaat ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse Charge System)
    – der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebstätte hat
  • bei Leistungen im Drittland, wenn
    – der leistende Unternehmer sein Unternehmen vom Inland aus betreibt (oder sich die Betriebsstätte, von der aus die Leistung erbracht wird, im Inland befindet)
    – die Lieferung oder sonstige Leistung im Drittlandsgebiet
    – an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ausgeführt wird
  • bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (inklusive neue Fahrzeuge)
  • bei innergemeinschaftlichen Versandhandelsumsätzen
  • bei innergemeinschaftlichen Güterbeförderungsleistungen an Nichtunternehmer (B2C)
  • bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften, wenn
    – der Erwerber sein Unternehmen vom Inland aus betreibt (oder sich die Betriebsstätte, von der aus die Leistung erbracht wird, im Inland befindet) oder
    – wenn der Empfänger mittels Gutschrift abrechnet, wenn die Lieferung des Erwerbers an den Empfänger im Inland ausgeführt wird

Für den Fall, dass eine Rechnung trotz der Verpflichtung im UStG nicht oder nicht ordnungsgemäß ausgestellt wird, sieht das UStG selbst keine Sanktion für den zur Rechnungstellung verpflichtenden Unternehmer vor. Die Rechnungstellung ist eine vertragliche Nebenpflicht, die bei einem ordentlichen Gericht eingeklagt werden muss.

Die Frist zur Erteilung einer Rechnung beträgt, soweit nichts anderes vereinbart wurde, sechs Monate ab Ausführung des Umsatzes. Sie verkürzt sich auf den 15. Tag des auf den Kalendermonat der Leistung folgenden Kalendermonats für

  • innergemeinschaftliche Lieferungen
  • grenzüberschreitende sonstige Leistungen mit EU Bezug, für die die Steuerschuld verpflichtend auf den Leistungsempfänger übergeht und die folglich in der Zusammenfassenden Meldung zu erklären sind

Ihre große Bedeutung im Umsatzsteuerrecht erhält die Rechnung dadurch, dass sie Voraussetzung für den Vorsteuerabzug bei steuerpflichtigen Lieferungen und sonstigen Leistungen ist. Beinhaltet eine Rechnung nicht alle geforderten Rechnungsmerkmale, so steht grundsätzlich ein Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung nicht zu. Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten (§ 11 Abs 1 Z 3):

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Tag der Leistungserbringung oder Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt
  • Entgelt (§ 4) und den anzuwendenden Steuersatz, in Fällen einer Steuerbefreiung einen Hinweis, dass für diese Leistung eine Steuerbefreiung gilt
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, bei Fremdwährungsrechnungen ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben
  • das Ausstellungsdatum
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird
  • soweit der Unternehmer im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht, die dem Unternehmer vom Finanzamt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und
  • bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 10.000,– übersteigt, weiters die dem Leistungsempfänger vom Finanzamt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wenn der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird

Einzelne Rechnungsmerkmale, die nicht in der Rechnung enthalten sind, können auch in anderen Belegen (zB Lieferschein, Vertrag) enthalten sein, wenn auf diese Belege in der Rechnung eindeutig verwiesen ist.

Enthält die Rechnung nicht alle geforderten Rechnungsmerkmale, kann die Rechnung berichtigt werden. Diese Berichtigung wirkt grundsätzlich auf den Tag der Ausstellung der Rechnung zurück (UStR Rz 1831).

Vereinfachungen bestehen für Kleinbetragsrechnungen (§ 11 Abs 6), das sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 400 nicht übersteigt, und Fahrausweise (§ 11 Abs 10 und 11).

Die Rechnungsmerkmale gelten sinngemäß auch für Anzahlungsrechnungen (§ 11 Abs 1 Z 4). Die Angabe des Leistungszeitpunkts bzw -raums ist erlässlich, wenn er im Zeitpunkt der Rechnungsstellung unbekannt ist. Eine Schluss- oder Endrechnung ist nicht erforderlich, wenn die Anzahlungsrechnung(en) das gesamte Leistungsentgelt abrechnen. Übersteigt das Gesamtentgelt die vereinnahmten Anzahlungen, muss eine Restrechnung ausgestellt werden. In den Restrechnungen sind die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und Steuerbeträge abzusetzen, oder die Umsatzsteuer wird nicht vom Gesamtentgelt, sondern nur vom Restentgelt ausgewiesen.

Hat ein Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen Steuerbetrag, den er entweder nach dem UStG für den Umsatz nicht schuldet (§ 11 Abs 12; zB Rechenfehler, falscher Steuersatz) oder zu dessen Ausweis er nicht berechtigt ist (§ 11 Abs 14; zB weil er keine Leistung ausgeführt hat), gesondert ausgewiesen, so schuldet er diesen Betrag aufgrund der Rechnung. Er darf die Rechnung jedoch gegenüber dem Leistungsempfänger berichtigen. Dem Empfänger der Rechnung steht kein Vorsteuerabzug aus der zu Unrecht in Rechnungen gestellten Umsatzsteuer zu (für Ausnahmen siehe UStR Rz 1825).

Autorin: Mag. Christine Weinzierl

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