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COVID-19 – Sicherheit und Stabilität trotz Ausnahmesituation

(Bild: © PavelVinnik) (Bild: © PavelVinnik)

Aufgrund der aktuellen Lage rund um die von der österreichischen Bundesregierung beschlossenen Maßnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus (COVID-19), das vor keinem Lebensbereich und keinem Wirtschaftszweig Halt macht, herrscht gegenwärtig Verunsicherung und Angst: Öffentliche Auftraggeber stehen unter Druck, Auftragnehmer fürchten um ihre Existenz.

Beinahe täglich kann man daher die verschiedensten Ausführungen lesen, wie rechtlich auf solche Ausnahmesituationen reagiert werden kann – von Vertragsauflösung bei höherer Gewalt bis zu beschleunigten Verfahren im Vergaberecht. Völlig außer Acht gelassen wird allerdings, dass eine Vertragsbeendigung oder neue, beschleunigte Beschaffungsvorgänge stets nur die Ultima Ratio darstellen sollten.

Vertragsanpassung statt Vertragsbeendigung sorgt für Sicherheit und Stabilität

In der momentanen Situation sollte es das primäre Ziel sein, so rasch wie möglich für Sicherheit und Stabilität zu sorgen, Ängste abzubauen und Hoffnung für die Zukunft zu geben. Dies kann nur gelingen, wenn bereits begonnene Projekte am Laufen gehalten werden, damit die öffentliche Hand einerseits handlungsfähig bleibt, der Wirtschaft andererseits die Gewissheit gegeben wird, dass sie weiterhin unterstützt wird. In einem ersten Schritt sollte daher evaluiert werden, ob die einst vereinbarten Leistungszeiträume in der vorliegenden Situation noch adäquat sind. Einerseits könnten nicht unbedingt sofort notwendige Leistungen terminlich nach hinten geschoben werden, andererseits wäre denkbar, durch die neue Situation nun schneller benötigte Waren oder Dienstleistungen vor dem ursprünglich vereinbarten Zeitplan zu erhalten.

Zu berücksichtigen ist weiters, dass einige Unternehmen von der Krise besonders stark betroffen sind und in Liquiditätsengpässe geraten könnten. Hier kann mit vorgezogenen Zahlungsplänen wirksam durch die öffentliche Hand gegengesteuert werden. Auch die im Verfahren eingesetzten Schlüsselpersonen stehen aufgrund der Ausnahmesituation eventuell (zumindest physisch) nicht zur Verfügung – man denke an Home-Office, Kurzarbeit oder gar Quarantäne. Aus diesem Grund ist anzudenken, die Schlüsselpersonalanforderungen situationselastisch anzupassen bzw generell auszusetzen.

All diese Maßnahmen können dazu beitragen, Sicherheit und Stabilität in dieser Situation zu gewährleisten und – bei entsprechender Ausgestaltung – unkompliziert und völlig vergaberechtskonform im Wege einer unwesentlichen Vertragsanpassung gemäß § 365 BVergG zu erfolgen.

Neue Ausschreibungen sorgen für Hoffnung

Um nachhaltige Schäden der Wirtschaft zu verhindern, muss eine entsprechende Auslastung der Unternehmen gewährleistet bleiben – mit anderen Worten: Die Vergabeprozesse müssen weiter durchgeführt werden! Die Bekanntmachung neuer Vorhaben in Krisenzeiten zeigt, dass die öffentlichen Auftraggeber voll handlungsfähig sind und die Schwierigkeiten gemeinsam bewältigt werden.

Um den Aufwand sowohl für Auftraggeber als auch für Bieter zu reduzieren, kann vermehrt auf Eigenerklärungen zurückgegriffen und die Nachweispflicht eingeschränkt werden. Es sind kompaktere Verfahren mit kurzen Fristen und wenigen Ausarbeitungen vorzusehen. Auch Hearings und Verhandlungsrunden sollten über Videokonferenz-Systeme durchgeführt werden. Kurzum – flexible Eignungs-, Auswahl- und Bewertungssysteme sind gerade jetzt gefragt.

Insbesondere Kriterien zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfälligkeit sollten grundlegend überdacht werden. Zurzeit sagen Umsatzkennzahlen der vergangenen Jahre oder auch Ratings nichts über die tatsächliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens aus! Denkbar wären hier Kriterien, die auf die tatsächliche Liquidität der Unternehmen abzielen (unter Berücksichtigung der Beantragung bzw Auszahlung von Unterstützungsgeldern aus den Fonds des Bundes).

Auch hinsichtlich der technischen Leistungsfähigkeit sind Adaptierungen geboten. Das oft gewählte Kriterium der Personalausstattung ist anhand von Werten aus der Vergangenheit in keiner Weise mehr aussagekräftig. Viel erfolgsversprechender wäre eine Miteinbeziehung der Maßnahmen, die der Bieter zur Haltung der Mitarbeiter getroffen hat. Auch kann die Verfügbarkeit der Mitarbeiter des Bieters mittels der bei ihm vorhandenen Kommunikationssysteme überprüft werden – Voraussetzung dafür ist, dass diese Tools den Mitarbeitern tatsächlich auch im Home-Office zur Verfügung stehen!

Auch soziale Kriterien können ihren Beitrag dazu leisten, die derzeitige Situation menschlich sowie wirtschaftlich besser zu meistern. Hier kann flexible Kurzarbeit anstatt COVID-19-bedingten Kündigungen oder Maßnahmen zum Schutz von Mitarbeitern vor Infektionen positiv bewertet werden.

Wir haben aus über 1.000 Ausschreibungen die verschiedensten Kriterien analysiert und können Ihnen den Spielraum verschaffen, den sie derzeit dringend benötigen.

Auch bereits begonnene Ausschreibungen sollten unbedingt fortgesetzt werden. Eine Vernachlässigung oder gar der Widerruf schon bekanntgemachter Beschaffungsvorhaben würde der Wirtschaft signalisieren, dass die öffentliche Hand von noch länger dauernden Einschränkungen des sozialen und wirtschaftlichen Lebens ausgeht und für weitere Verunsicherung sorgen. Da sich klarerweise die Umstände in den letzten Tagen und Wochen im Vergleich zum Zeitpunkt der Einleitung der Vergabeverfahren geändert haben, kann flexibel mit Fristerstreckungen und Adaptierung der Unterlagen reagiert werden.

Denken Sie gerade jetzt daran Rahmenvereinbarungen bzw dynamische Beschaffungssysteme zu etablieren.

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Schiefer Rechtsanwälte

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