Karaduman Hakan | Loizenbauer Tamara
Arbeitet ein Dienstnehmer an mehr als 26 Tagen im Jahr im Homeoffice, so können bis zu 300 Euro als Werbungskosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden. Doch was passiert, wenn der Dienstgeber die Homeoffice-Tage nicht am Jahreslohnzettel anführt und das Finanzamt dadurch die Geltendmachung von Werbungskosten nicht anerkennt?
Kosten für das Arbeiten im Homeoffice steuerlich geltend machen
Seit dem Veranlagungsjahr 2021 können Arbeitnehmer bis zu 300 Euro Werbungskosten für ergonomisch geeignetes Mobiliar (insbesondere Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung steuerlich absetzen. Einzige Voraussetzung dafür ist – der Arbeitnehmer muss an mindestens 26 Tagen im betroffenen Jahr im Homeoffice gearbeitet haben.
Werden vom Arbeitgeber Zahlungen für die Mehrkosten im Homeoffice bezahlt, so werden diese bis zu einem Höchstbetrag von maximal drei Euro pro Tag für höchstens 100 Homeoffice-Tage nicht versteuert (Homeoffice-Pauschale). Wird durch den Arbeitgeber weniger als der Höchstbetrag ausbezahlt (der Dienstnehmer erhält somit weniger als 3 Euro pro Tag oder gar keine Abgeltung), kann die Differenz vom Arbeitnehmer in der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Voraussetzung dafür ist, dass nicht bereits Ausgaben für ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer berücksichtigt werden.
Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die Anzahl der Homeoffice-Tage auf dem Lohnzettel (L16) und im Lohnkonto angeben. Das Finanzamt ermittelt auf Basis dessen die Höhe des maximal zulässigen Homeoffice-Pauschales und prüft die Mindestanzahl an Homeoffice-Tagen für die Geltendmachung von Werbungskosten. Doch was passiert, wenn der Arbeitgeber seiner Pflicht nicht nachgeht und keine Homeoffice-Tage bekannt gibt. Handelt es sich hierbei um ein Ausschlusskriterium für die Geltendmachung von Werbungskosten für ergonomisches Mobiliar im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung?
Finanzamt lehnt Werbungskostenabzug ab
Ein Dienstnehmer wollte im Rahmen seiner Arbeitnehmerveranlagung 2021 Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar geltend machen, da er im Jahr 2021 mehr als 26 Tage im Homeoffice gearbeitet hat. Jedoch wurden seine Ausgaben vom Finanzamt nicht berücksichtigt. Dies erfolgte mit der Begründung, dass auf seinem Jahreslohnzettel (L16) nicht ersichtlich sei, dass der Dienstnehmer an mehr als 26 Tagen im Homeoffice gearbeitet hat.
Daraufhin reichte der Dienstnehmer Beschwerde ein und legte ein Schreiben seines Dienstgebers bei. Aus diesem Schreiben ging hervor, dass der Dienstgeber seinen Dienstnehmer die Homeoffice-Tätigkeit anordnete und der Dienstnehmer folglich an mehr als 26 Tagen im Homeoffice gearbeitet hat. Das Finanzamt negierte die Prüfung der vorgelegten Dokumente und verlangte die Übermittlung eines berichtigten Jahreslohnzettels, denn eine Korrektur der Homeoffice-Tagen könne von Amts wegen nicht vorgenommen werden.
Dieser Fall landete schlussendlich beim Bundesfinanzgericht (BFG) und es war zu prüfen, ob der Werbungskostenabzug versagt werden kann, wenn der Dienstgeber keine Homeoffice-Tage am Jahreslohnzettel (L16) gemeldet hat und somit der Lohnzettel generell eine bindende Wirkung für Finanzämter hat. Mit Erkenntnis des BFG vom 07.07.2023 (RV/7100074/2023) wurde diese Situation wie folgt geklärt.
Fehlende Homeoffice-Tage auf dem Jahreslohnzettel sind kein Ausschlusskriterium für die Geltendmachung von Werbungskosten
Laut dem BFG handelt es sich bei einem Lohnzettel um eine Privaturkunde. Im Abgabenverfahren entfaltet dieser keine erhöhte Beweiskraft gegenüber anderen Beweismitteln oder gar eine formelle Bindungswirkung. Im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung besteht keine Bindung an Feststellungen im Lohnsteuerverfahren, vielmehr ist die Einkommensteuerveranlagung von einem Lohnsteuerverfahren unabhängig (VwGH 22.09.2000, 98/15/0014; UFSW 08.03.2013, RV/1985-W10). Daraus lässt sich schließen, dass die Voraussetzungen für die Geltendmachung von Werbungskosten eigenständig ermittelt werden müssen.
Ein Lohnzettel wird aufgrund der Angaben im Lohnkonto erstellt und die Daten, welche in das Lohnkonto einzutragen sind, sind in § 76 Abs 1 EStG 1988 und in der Lohnkontenverordnung 2006 geregelt. Der Lohnzettel ist mit einem Kontoauszug vergleichbar und bildet daher “eine zentrale Komponente zur Feststellung, Plausibilisierung und Nachvollziehbarkeit der Besteuerungsgrundlagen nach dem EStG”.
Für die Abgabenbehörde bedeutet das, dass keine Bindung an den Lohnzettel besteht, der Lohnzettel also nur eine wesentliche Indizwirkung hat. Somit ist das Finanzamt im vorliegenden Fall zu Unrecht davon ausgegangen, dass keine Homeoffice-Tage des Dienstnehmers vorliegen, da diese nicht auf dem Jahreslohnzettel (L16) ausgewiesen sind. Vielmehr hätte das Finanzamt die Beweismittel näher würdigen müssen und die inhaltliche Richtigkeit beim Arbeitgeber oder Dienstnehmer abklären müssen.
FAZIT
Grundsätzlich besteht für den Arbeitgeber die Verpflichtung, die Homeoffice-Tage eines Dienstnehmers mithilfe der Lohnzettel zu dokumentieren. Kommt der Arbeitgeber dieser Verpflichtung nicht nach, kann der Arbeitnehmer aber dennoch Werbungskosten für ergonomisches Mobiliar geltend machen, solange er an mehr als 26 Tagen im Homeoffice gearbeitet hat. Für das Finanzamt besteht keine Bindung an die Anzahl der Homeoffice-Tage auf dem Lohnzettel des Dienstgebers. Vielmehr muss die Behörde die erforderlichen Ermittlungen durchführen und die inhaltliche Richtigkeit überprüfen. Sind am Lohnzettel keine Homeoffice-Tage angeführt, heißt das nicht automatisch, dass nicht trotzdem solche geleistet wurden.
Gerne stehen Ihnen die Verfasser des Newsletters bzw. auch alle anderen Mitarbeiter der Service Line „Global Employment Services“ bei Fragen zu diesem und vielen weiteren Themen zur Verfügung!
Zum Originalartikel
Karaduman Hakan | Loizenbauer Tamara
Arbeitet ein Dienstnehmer an mehr als 26 Tagen im Jahr im Homeoffice, so können bis zu 300 Euro als Werbungskosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden. Doch was passiert, wenn der Dienstgeber die Homeoffice-Tage nicht am Jahreslohnzettel anführt und das Finanzamt dadurch die Geltendmachung von Werbungskosten nicht anerkennt?
Kosten für das Arbeiten im Homeoffice steuerlich geltend machen
Seit dem Veranlagungsjahr 2021 können Arbeitnehmer bis zu 300 Euro Werbungskosten für ergonomisch geeignetes Mobiliar (insbesondere Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung steuerlich absetzen. Einzige Voraussetzung dafür ist – der Arbeitnehmer muss an mindestens 26 Tagen im betroffenen Jahr im Homeoffice gearbeitet haben.
Werden vom Arbeitgeber Zahlungen für die Mehrkosten im Homeoffice bezahlt, so werden diese bis zu einem Höchstbetrag von maximal drei Euro pro Tag für höchstens 100 Homeoffice-Tage nicht versteuert (Homeoffice-Pauschale). Wird durch den Arbeitgeber weniger als der Höchstbetrag ausbezahlt (der Dienstnehmer erhält somit weniger als 3 Euro pro Tag oder gar keine Abgeltung), kann die Differenz vom Arbeitnehmer in der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Voraussetzung dafür ist, dass nicht bereits Ausgaben für ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer berücksichtigt werden.
Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die Anzahl der Homeoffice-Tage auf dem Lohnzettel (L16) und im Lohnkonto angeben. Das Finanzamt ermittelt auf Basis dessen die Höhe des maximal zulässigen Homeoffice-Pauschales und prüft die Mindestanzahl an Homeoffice-Tagen für die Geltendmachung von Werbungskosten. Doch was passiert, wenn der Arbeitgeber seiner Pflicht nicht nachgeht und keine Homeoffice-Tage bekannt gibt. Handelt es sich hierbei um ein Ausschlusskriterium für die Geltendmachung von Werbungskosten für ergonomisches Mobiliar im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung?
Finanzamt lehnt Werbungskostenabzug ab
Ein Dienstnehmer wollte im Rahmen seiner Arbeitnehmerveranlagung 2021 Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar geltend machen, da er im Jahr 2021 mehr als 26 Tage im Homeoffice gearbeitet hat. Jedoch wurden seine Ausgaben vom Finanzamt nicht berücksichtigt. Dies erfolgte mit der Begründung, dass auf seinem Jahreslohnzettel (L16) nicht ersichtlich sei, dass der Dienstnehmer an mehr als 26 Tagen im Homeoffice gearbeitet hat.
Daraufhin reichte der Dienstnehmer Beschwerde ein und legte ein Schreiben seines Dienstgebers bei. Aus diesem Schreiben ging hervor, dass der Dienstgeber seinen Dienstnehmer die Homeoffice-Tätigkeit anordnete und der Dienstnehmer folglich an mehr als 26 Tagen im Homeoffice gearbeitet hat. Das Finanzamt negierte die Prüfung der vorgelegten Dokumente und verlangte die Übermittlung eines berichtigten Jahreslohnzettels, denn eine Korrektur der Homeoffice-Tagen könne von Amts wegen nicht vorgenommen werden.
Dieser Fall landete schlussendlich beim Bundesfinanzgericht (BFG) und es war zu prüfen, ob der Werbungskostenabzug versagt werden kann, wenn der Dienstgeber keine Homeoffice-Tage am Jahreslohnzettel (L16) gemeldet hat und somit der Lohnzettel generell eine bindende Wirkung für Finanzämter hat. Mit Erkenntnis des BFG vom 07.07.2023 (RV/7100074/2023) wurde diese Situation wie folgt geklärt.
Fehlende Homeoffice-Tage auf dem Jahreslohnzettel sind kein Ausschlusskriterium für die Geltendmachung von Werbungskosten
Laut dem BFG handelt es sich bei einem Lohnzettel um eine Privaturkunde. Im Abgabenverfahren entfaltet dieser keine erhöhte Beweiskraft gegenüber anderen Beweismitteln oder gar eine formelle Bindungswirkung. Im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung besteht keine Bindung an Feststellungen im Lohnsteuerverfahren, vielmehr ist die Einkommensteuerveranlagung von einem Lohnsteuerverfahren unabhängig (VwGH 22.09.2000, 98/15/0014; UFSW 08.03.2013, RV/1985-W10). Daraus lässt sich schließen, dass die Voraussetzungen für die Geltendmachung von Werbungskosten eigenständig ermittelt werden müssen.
Ein Lohnzettel wird aufgrund der Angaben im Lohnkonto erstellt und die Daten, welche in das Lohnkonto einzutragen sind, sind in § 76 Abs 1 EStG 1988 und in der Lohnkontenverordnung 2006 geregelt. Der Lohnzettel ist mit einem Kontoauszug vergleichbar und bildet daher “eine zentrale Komponente zur Feststellung, Plausibilisierung und Nachvollziehbarkeit der Besteuerungsgrundlagen nach dem EStG”.
Für die Abgabenbehörde bedeutet das, dass keine Bindung an den Lohnzettel besteht, der Lohnzettel also nur eine wesentliche Indizwirkung hat. Somit ist das Finanzamt im vorliegenden Fall zu Unrecht davon ausgegangen, dass keine Homeoffice-Tage des Dienstnehmers vorliegen, da diese nicht auf dem Jahreslohnzettel (L16) ausgewiesen sind. Vielmehr hätte das Finanzamt die Beweismittel näher würdigen müssen und die inhaltliche Richtigkeit beim Arbeitgeber oder Dienstnehmer abklären müssen.
FAZIT
Grundsätzlich besteht für den Arbeitgeber die Verpflichtung, die Homeoffice-Tage eines Dienstnehmers mithilfe der Lohnzettel zu dokumentieren. Kommt der Arbeitgeber dieser Verpflichtung nicht nach, kann der Arbeitnehmer aber dennoch Werbungskosten für ergonomisches Mobiliar geltend machen, solange er an mehr als 26 Tagen im Homeoffice gearbeitet hat. Für das Finanzamt besteht keine Bindung an die Anzahl der Homeoffice-Tage auf dem Lohnzettel des Dienstgebers. Vielmehr muss die Behörde die erforderlichen Ermittlungen durchführen und die inhaltliche Richtigkeit überprüfen. Sind am Lohnzettel keine Homeoffice-Tage angeführt, heißt das nicht automatisch, dass nicht trotzdem solche geleistet wurden.
Gerne stehen Ihnen die Verfasser des Newsletters bzw. auch alle anderen Mitarbeiter der Service Line „Global Employment Services“ bei Fragen zu diesem und vielen weiteren Themen zur Verfügung!
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