Kurzarbeit – Empfehlung für vorläufige LV-Abrechnung

In der Lohnverrechnung steht schon bald die April-Abrechnung an. Deshalb warten bereits viele PersonalverrechnerInnen gespannt auf die Ergebnisse der von den Interessensvertretungen eingesetzten Expertenrunde (Task Force), um eine korrekte Abrechnung der Corona-Kurzarbeit bewerkstelligen zu können. Dazu wurde allerdings Ende letzter Woche angekündigt, dass es aufgrund der bislang noch ungeklärten Rechts- und Abwicklungsfragen vorerst nur eine Handlungsanweisung für eine provisorische April-Abrechnung (bzw wahrscheinlich auch noch für die Mai-Abrechnung) geben wird. Diese „Empfehlung für eine vorläufige Abrechnung der Corona-Kurzarbeit“ wurde nun veröffentlicht. Die wesentlichen Aussagen dieser Handlungsanweisung haben wir im nachfolgenden Beitrag für Sie zusammengefasst. Zudem finden Sie am Ende des Beitrages noch einige andere topaktuelle Infos zur Corona-Kurzarbeit.

Die „Corona-Kurzarbeit“ stellt eines der zentralen Instrumentarien im Rahmen der Hilfspakete dar, welche die österreichische Bundesregierung zur Unterstützung von Unternehmen und Arbeitnehmern in dieser massiven Krisensituation geschnürt hat. Demgemäß stellt dieses neue Kurzarbeitsmodell auch im Rahmen unserer Sonder-Newsletter-Serie einen ausgeprägten Informationsschwerpunkt dar (vgl dazu zuletzt unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | KURZARBEIT – Neue Einschränkungen und Kontrollen!“ vom 11.4.2020). Der nachfolgende Beitrag beschäftigt sich mit aktuellen Fragen für die Lohnverrechnung: 

Bei der Klärung der zahlreichen offenen Rechtsfragen zur Kurzarbeit (insb. Arbeits- und Abgabenrecht) sowie auch abwicklungstechnischer Fragen durch die eingesetzte „Task Force“ hat sich herausgestellt, dass sich dies doch erheblich schwieriger gestaltet als anfangs angenommen. Deshalb wird es die Antworten auf viele Detailfragen voraussichtlich erst im Mai d. J. geben bzw könnte sich dies sogar bis in den Juni d. J. hinziehen, zumal auch noch div. Entscheidungen von oberster Stelle zu treffen sind. 

Es werden derzeit auch noch Verhandlungen über eventuelle Vereinfachungen geführt. Auch eine nochmalige Gesetzesanpassung steht zur Diskussion. 

Auf Grund dieser aktuellen Situation kann daher die Lohnabrechnung für den Abrechnungszeitraum April 2020 (und möglicherweise auch noch für Mai 2020) noch nicht auf Basis der definitiven bzw letztgültigen Kurzarbeitsregeln erstellt werden. Die WKO hat daher für Unternehmen mit in Kurzarbeit befindlichen Mitarbeitern eine Handlungsempfehlung zur provisorischen April-Abrechnung (und ggfs auch Mai-Abrechnung) veröffentlicht, deren Eckpunkte nachfolgend dargestellt werden:

Empfehlung für eine vorläufige Abrechnung der Corona-Kurzarbeit

• Abrechnung der laufenden Löhne/Gehälter auf Basis der bisherigen Bruttobezüge aus dem letzten Abrechnungsmonat VOR Beginn der Kurzarbeit (Beispiel: Bei Kurzarbeitsbeginn am 16. März dient der Februar als Referenzmonat); bei schwankenden Bezügen ist ein Dreimonatsschnitt heranzuziehen; Überstunden bzw widerrufliche ÜStd-Pauschalen und SV-freie Aufwandsersätze werden dabei ausgeklammert; ansonsten sind alle SV-pflichtigen Entgeltbestandteile miteinzubeziehen (also auch pflichtige Diäten udgl);
  
  
• Reduktion des auszuzahlenden Nettobetrages (durch eine Abzugslohnart) um 10/15/20 % (Berechnung „Pauschal-Corona-Entgelt“ je nach Einkommensstufe entsprechend der Nettogarantiequote 90/85/80 %):
  • Bei Bruttoentgelt VOR Kurzarbeit bis 1.700 EUR –> Abzug von 10 %
  • bzw über 1.700 EUR bis 2.685 EUR –> Abzug von 15 %
  • bzw über 2.685 EUR –> Abzug von 20 %
    
    
• Berechnung der SV-Beiträge und der sonstigen Lohnabgaben (LSt, KommSt, DB, DZ) auf Basis der bisherigen Bruttobezüge, auch wenn in den bisherigen Bruttobezügen Überstunden und Überstundenpauschalen enthalten waren.
  
  
• Kommt es im Abrechnungsmonat zur Auszahlung von Urlaubsentgelt/Zeitausgleich, so sind diese Entgeltanteile ungekürzt zu berechnen. Dasselbe gilt für die Ermittlung von Sonderzahlungen.
  
  
• Exakte Kurzarbeitsabrechnung (Aufrollung) nach Vorliegen der endgültigen Abklärung sämtlicher offener Rechtsfragen bzw allfälliger gesetzlicher Anpassungen.

Mitarbeiterinformation: Es ist dringend zu empfehlen, die in Kurzarbeit befindlichen Mitarbeiter über die geplante, zunächst bloß vorläufige Abrechnung entsprechend zu informieren, und zwar sowohl durch einen entsprechenden Hinweis auf dem Lohn-/Gehaltszettel als auch mittels gesondertem Schreiben. Kommt es nämlich im Zuge der späteren Aufrollung (vorauss. erst im Juni d. J.) zu Gehaltsrückforderungen seitens des Arbeitgebers, so schützt eine klare Vorabinformation den Arbeitgeber davor, dass der Arbeitnehmer einen „gutgläubigen Verbrauch“ des überhöht ausbezahlten Entgelts einwenden kann. Ein entsprechendes Schreiben an die Mitarbeiter finden Sie frei zugänglich über das Vorlagenportal der WKO: Mitarbeiterinformationsschreiben. 

Die Empfehlung der WKO für die Vorgangsweise einer vorläufigen Abrechnung finden Sie HIER. 

Sonstige aktuelle Hinweise zur Corona-Kurzarbeit

Neben den obigen Empfehlungen für eine vorläufige Lohnabrechnung möchten wir Sie noch über folgende weitere aktuelle Entwicklungen im Bereich der Corona-Kurzarbeit informieren:

Rückwirkende Beantragung der Kurzarbeit für März bis spätestens 20.4.2020 

Das AMS hat am 15.4.2020 – mit dem Hinweis auf eine entsprechende Vorgabe des Ministeriums – Folgendes verlautbart: 

• Kurzarbeitsanträge mit Rückwirkung auf den Beginn im Monat März sind nur noch bis 20.4.2020 (24 Uhr) möglich.
• Ab 21.4.2020 eingebrachte Beihilfenbegehren können sich hingegen nur noch auf Kurzarbeitszeiträume ab 1.4.2020 beziehen. 

Sollten Sie beabsichtigten, einen Kurzarbeitsantrag noch rückwirkend für März d. J. zu stellen, so müssen Sie sich also beeilen. Gerne können wir Sie bei der Antragstellung unterstützen.

Fristverlängerung für Vorlage der März-Abrechnungsunterlagen beim AMS

Im Zusammenhang mit der Kurzarbeit sind bekanntlich auch gewisse Meldefristen und Dokumentationspflichten gegenüber dem AMS zu beachten. Hierfür ist grundsätzlich der 28. des Folgemonats als Deadline für die Übermittlung normiert. Demgemäß hätten Unternehmen, die bereits für März 2020 die KUA beantragt haben, den 28.4.2020 als Abrechnungsfrist für die März-Daten wahrzunehmen. Das AMS hat jedoch nunmehr auf seiner Homepage bekannt gegeben, dass die Frist für die Abrechnung der Märzdaten bis 28.5.2020 verlängert wurde. 

FAZIT 

Aufgrund der noch ausstehenden Klärung wesentlicher Rechts- und Abwicklungsfragen in Zusammenhang mit der Corona-Kurzarbeit wird den betroffenen Personalverrechnern wohl nichts anderes übrigbleiben, als der oben geschilderten Handlungsanweisung zu folgen und zunächst nur vorläufige Lohnabrechnungen vorzunehmen bzw sich in den Folgemonaten mit entsprechenden Aufrollungen auseinanderzusetzen. Die gebotene Vorgangsweise sollte insbesondere auch durch eine entsprechende Mitarbeiterinformation begleitet werden. Es bleibt zu hoffen, dass sich das lange Warten auf die endgültige Klärung der Zweifelsfragen durch die „Task Force“ lohnt und schließlich praktikable Lösungen für die Abrechnung gefunden werden. Für Fragen und Unterstützung stehen Ihnen die Verfasserinnen sowie auch die übrigen ExpertInnen unserer Service Line „Global Employment Services“ gerne zur Verfügung. 

Wir möchten Sie auch noch auf unsere aktuellen WEBINARE hinweisen, die sich insbesondere auch mit div. Themen der „CORONA-Krise“ beschäftigen. Einen Überblick gibt Ihnen unser Veranstaltungskalender.  

ICON hat eine eigene CoV-Taskforce mit ExpertInnen aus den verschiedenen Service Lines zusammengestellt, die für dringende Fragen und Anliegen jederzeit gerne – telefonisch oder per E-Mail – bereitstehen und auch während der Krise unter den üblichen Kontaktdaten erreichbar sind.

Zur Autorin:

Sissy Kastner, LL.B. ist Steuerberaterin und Managerin Tax bei der ICON Wirtschaftstreuhand GmbH in Linz.

Zur Autorin:

Andrea Hofer Senior Accountant bei der ICON Wirtschaftstreuhand GmbH in Linz.

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