Servus Daniela!
Wieder sieht man einmal, dass die PV alles andere als einfach ist!
Ich kann dir in deinem Fall auch nur Gedankenanstöße mitteilen, weil das für mich auch „Neuland“ ist:
1. Rechnung (bitte USt nicht vergessen) über den Rückersatz an den DN mit dem Hinweis, einen Teil bei der Endabrechnung in Abzug zu bringen und ihn auffordern, den Rest zu überweisen.
2. Bei der Endabrechnung würde ich den Rückersatz auf alle Fälle als „Rückzahlung von Arbeitslohn“ betrachten.
3. nach erfolgter Überweisung des Restbetrages kann der DN diesen Betrag als Werbungskosten beim FA im Zuge der Veranlagung geltend machen.
Ob du neben den Kurskosten auch die Gehaltskosten (samt Lohnnebenkosten) verrechnen kannst, ist grundsätzlich zweifelhaft.
Es bedarf auf alle Fälle eine Dienstfreistellung während der Ausbildung, und dann habe ich dir noch einen Auszug aus der ASoK 4/2006 reinkopiert:
„Die Rückforderung des während der Ausbildung geleisteten Entgelts ist grundsätzlich unzulässig. Wird ein Arbeitnehmer jedoch von der Arbeitspflicht zur Gänze freigestellt und damit von jeglicher betrieblicher Verwendung entbunden, damit eine Ausbildung absolviert werden kann, kann eine Rückzahlungsverpflichtung von während dieser Zeit bezogenem Entgelt zulässig sein.
Eine Rückforderung des geleisteten Entgelts ist jedoch ausgeschlossen, wenn die Teilnahme an der vom Arbeitgeber finanzierten Ausbildung eine Verpflichtung des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis darstellt. Eine Absolvierung einer solchen Ausbildung stellt eine Tätigkeit aus dem Arbeitsverhältnis dar und somit ist von vornherein keine Dienstfreistellung des Arbeitnehmers rechtlich möglich. Eine Rückforderung ist damit nicht zulässig, da dem Entgelt eine Arbeitsleistung des Arbeitnehmers, nämlich die Absolvierung einer vereinbarten Ausbildung, gegenübersteht. Die bloße „Dienstfreistellung“ zur Ermöglichung des Besuches einer im Arbeitsvertrag vereinbarten Ausbildung ist nicht als Dienstfreistellung im Sinne des § 2d Abs. 2 AVRAG anzusehen, die einen Rückersatz des Entgelts zulassen würde.
Auch nach der bisherigen Judikatur und Lehre kann das während der Ausbildung gezahlte Entgelt nur dann rückgefordert werden, wenn einerseits die Rückforderung des Entgelts ausdrücklich vereinbart wurde (aus der bloßen Vereinbarung der Rückzahlung von Ausbildungskosten kann die Verpflichtung zur Rückzahlung des Entgelts nicht abgeleitet werden) sowie andererseits der Arbeitnehmer vom Dienst zum Zweck der Ausbildung von jeglicher betrieblicher Verwendung unter Fortzahlung des Entgelts entbunden wird, um eine Ausbildung, die vor allem ihm selbst zugute kommt, zu absolvieren. Damit ist – wie bisher – die Rückforderung des vom Arbeitnehmer während der Ausbildung bezogenen Entgelts nur in ganz wenigen Ausnahmefällen, in denen die Ausbildung ohne eine diesbezügliche Verpflichtung im Arbeitsvertrag vom Arbeitnehmer alleine in seinem Interesse absolviert wird, zulässig.“
LG