Hallo Konni!
Auf alle Fälle ist eine Urlaubsvereinbarung mit jedem einzelnen Arbeitnehmer notwendig (daran würde sich übrigens auch bei vorhandem Betriebsrat nichts ändern).
Bezüglich der „Rechtzeitigkeit“ kenne ich keine Frist, obwohl es mittlerweile schon ein bisschen spät ist, das Thema anzugehen.
Allerdings, wenn alle AN zustimmen, sehe ich absolut kein Problem.
Siehe zu diesem Thema u.a. ASoK 11/2002 sowie PV-Info Juni 2006.
LG