Montage-KFZ sachbezugspflichtig?

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Kraftfahrzeuge – KFZ zur Verfügung stellen, die sie auch privat nützen dürfen, ist dieser Sachbezug nach den Regeln der Sachbezugsverordnung den Lohnabgaben zu unterwerfen. Abhängig vom CO2-Ausstoß kommen dabei 2%, 1,5% bzw. 0% (Elektro-Kfz) der jeweils zutreffenden Anschaffungskosten (höchstens von 48.000 Euro) zur Anwendung. Bei Gebraucht-KFZ gelten der Listenpreis bei erstmaliger Zulassung oder die tatsächlichen Anschaffungskosten des ersten Käufers.

Bei geringer Privatnutzung kommt gegebenenfalls nur der halbe Sachbezug (1% bzw. 0,75% der jeweils zutreffenden Anschaffungskosten) zur Anwendung. Dazu muss glaubhaft gemacht werden, dass die Privatnutzung im Durchschnitt nicht mehr als 500 Kilometer pro Monat, also höchstens 6.000 Kilometer pro Jahr, ausmacht. Als Nachweis der privat gefahrenen Kilometer kommen außer einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch auch andere geeignete Beweismittel in Betracht. Zu diesen geeigneten Beweismitteln zählen u.a. Reisekostenabrechnungen.

Ausnahmen für „Spezial-“ und „Montage-Fahrzeuge“?

In den Lohnsteuerrichtlinien des Finanzministeriums ist seit vielen Jahren vorgesehen, dass in der Lohnverrechnung KEIN Sachbezug anzusetzen ist, wenn es sich um Spezialfahrzeuge handelt, die auf Grund ihrer Ausstattung eine andere private Nutzung praktisch ausschließen (zB ÖAMTC- oder ARBÖ-Fahrzeuge, Montagefahrzeuge mit eingebauter Werkbank).

Diese Sachbezugsbefreiung wurde im letzten Wartungserlass durch das BMF auf jenen Fall eingeschränkt, bei dem das Spezialfahrzeug privat nur für die Fahrt Wohnung – Arbeitsstätte verwendet wird. Andere Privatnutzungen begründen nunmehr jedenfalls einen Sachbezugsansatz. Bei solchen Spezialfahrzeugen ist u.E. aber weiterhin von der Vermutung auszugehen, dass solche Privatnutzungen nicht erfolgen – insbesondere dann nicht, wenn diese vom Arbeitgeber verboten sind und es keine gegenteiligen behördlichen Wahrnehmungen gibt.

TPA-Tipp: Spezialfahrzeuge und deren Ausstattung sollten mit Fotos dokumentiert werden!

Definition Spezialfahrzeug

Achtung: Die Definition eines „Spezialfahrzeuges“ ist leider nicht eindeutig. Viele der in der gewerblichen Wirtschaft verwendeten KFZ werden in der Sichtweise der Finanzverwaltung möglicherweise eher nur als „Montagefahrzeug“ und nicht als begünstigtes Spezialfahrzeug eingestuft. Bei Montagefahrzeugen begründet, so wie bei allen sonstigen KFZ, bereits die Fahrt Wohnung – Arbeitsstätte eine sachbezugsauslösende Privatfahrt. Die Fahrt von der Wohnung zu einem Einsatzort (und umgekehrt) ist nur dann vom Sachbezug befreit, wenn Baustellen- und Montagetätigkeiten (inkl. Reparatur von Anlagen) verrichtet werden.

TPA-Tipp:Um Diskussionen über die Privatnutzung von Firmenfahrzeugen möglichst auszuschließen, wäre ein vollständig geführtes Fahrtenbuch zweckmäßig.

KEIN Fahrtenbuch – was nun?

Liegt kein Fahrtenbuch vor, darf das Finanzamt zwar nicht automatisch von Privatnutzungen ausgehen, aber es erfolgt dann eine Beweiswürdigung im konkreten Einzelfall. Dabei können bspw die folgenden Faktoren eine Rolle spielen:

Marke und Ausstattung des Kfz, bspw Klein-LKW, Klein-Bus
(vorzugsweise schriftliches) Privatnutzungsverbot durch den Arbeitgeber, mit/ohne dessen Kontrolle
Vorhandene andere Kfz im Haushalt des Arbeitnehmers
Anzahl der gesamt gefahrenen Kilometer
Entfernung der Einsatzorte
Anzahl der Auswärtseinsätze
Art der Tätigkeit
Montageberichte und
Reisekostenaufzeichnungen.

TPA-Tipp: KFZ sind „steuerlich“ immer ein „heißes Thema“, auch bei Lohnabgabenprüfungen. Überlegen Sie daher bitte, ob und ggf. in welcher Höhe KFZ-Sachbezüge den Lohnabgaben zu unterwerfen sind, und mit welchen Argumenten und Dokumenten, bspw Fotos dies untermauert werden kann. Sehr gerne können Sie diesbezüglich Ihren TPA-Berater kontaktieren.