Digitaler Vertragsabschluss ohne Vertragsdokument?

Der Abschluss eines Vertrages wird gelegentlich noch als herrschaftlicher Akt gesehen, der durch den Aufdruck von Unterschrift und Siegel auf einem Stück Papier seine Perfektion findet. Seit Jahren beschäftigen wir uns mit der Frage, weshalb man am Medium Papier weiterhin eisern festhält.

Tatsächlich wird einem Dokument in Papierform eine besondere Qualität zugeschrieben. Dies hat auch Auswirkungen auf Digitalisierungsbemühungen: IT-Dienstleister versuchen seit Jahrzehnten, dieses Medium auch in der elektronischen Form optisch möglichst nachzubilden. Ein PDF-Dokument besitzt daher auch eine haptische Qualität, die für die betroffenen Personen über die technischen und rechtlichen Anforderungen weit hinausgeht. Und das, obwohl gerade in Apps und auf Browser-Oberflächen viel intuitivere Darstellungsformen möglich wären.

Die COVID-19-Gesetzgebung, ein Gamechanger?

Das Krisenjahr 2020 hat vor Augen geführt, dass unter Anwendung elektronischer Verfahren Vertragsabschlüsse viel zeiteffizienter und sicherer durchgeführt werden können: Denn zweifelsohne werden elektronisch signierte Inhalte den tiefgreifenden Compliance-Anforderungen viel eher gerecht, als dies beim Ausdrucken von Dokumenten, bei der Unterfertigung des ausgedruckten Dokuments und beim Versand des gescannten Dokuments per E-Mail bislang der Fall war. E-Mails gelten datentechnisch als unsicher und gescannte Unterschriften können sehr leicht manipulativ eingesetzt werden. Dafür bedarf es keiner IT-Kenntnisse, sondern eines einfachen Snipping-Tools.

Mit der COVID-19-Gesetzgebung sind auch die notariellen Formvorschriften den digitalen Verfahren geöffnet worden. Wenngleich diese Verfahren noch an manchen Kinderkrankheiten leiden, bieten sie doch die Möglichkeit, auch auf dem Fernweg und grenzüberschreitend elektronische notarielle Dokumente herzustellen. Die praktische Relevanz dieser neuen Möglichkeiten ist nicht zu unterschätzen. Zeitersparnisse können bereits darin erzielt werden, dass der Arbeitsplatz auch für notarielle Vorgänge nicht verlassen werden muss. Außerdem ist durch die Anwendung der entsprechenden Software ein Nachbereitungsaufwand nicht mehr gegeben.

Daher: Raus aus dem unflexiblen Papierstapel!

Die richtungsweisenden Neuregelungen im Vertragswesen können zu einer effizienteren Neugestaltung von Abteilungen und Kanzleien führen. Moderne Instrumente der Vertragserstellung ermöglichen heute transparente, effiziente Abwicklungsgestaltungen über dezentral zugreifende Personen und Entitäten. Dabei können Compliance-Vorgaben und Security Checks gleich direkt in das System implementiert werden.

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von Andreas Böcskör