Knasmüller , Ermäßigter Umsatzsteuersatz für bestimmte Nahrungsmittel und seine Auswirkung auf Registrierkassen, SWK 14-15/2026, 668
Mit 1.7.2026 wird es einen zusätzlichen ermäßigten Umsatzsteuersatz für bestimmte Nahrungsmittel geben. Dieser führt auch zu einigen nötigen Änderungen in den Registrierkassen, was sowohl die Stammdatenwartung als auch die Software an sich betrifft. Die Zeit dafür ist nicht mehr lange, weshalb rasch gehandelt werden sollte.
1. Ermäßigter Steuersatz von 4,9 %
Bereits in der letzten Ausgabe der SWK wurde ein Überblick über die Komplexität des neuen ermäßigten Steuersatzes gegeben,[1] die wichtigsten Punkte seien hier noch einmal angeführt:
Entsprechend der Einteilung der Kombinierten Nomenklatur (KN) ist ab 1.7.2026 für bestimmte Nahrungsmittel, zB Brot, Butter oder Gemüse, ein ermäßigter Steuersatz von 4,9 % vorgesehen.
Die Einstufung ist dabei durchaus komplex, da es zB bei Laugengebäck auf den Fettgehalt der Trockenmasse ankommt, ob der ermäßigte Steuersatz zur Anwendung kommt. Damit wird der Steuersatz eines Backprodukts praktisch zu einer Funktion der Rezeptur und der Trockenmasse-Analyse.
Ebenso sind zusammengesetzte Produkte problematisch, die BMF-Info[2] sieht für die frisch an der Theke zusammengestellte Wurstsemmel, auch wenn die Einzelpreise auf der Rechnung getrennt ausgewiesen werden, die einheitliche Anwendung des Steuersatzes von 10 % vor. Ja, sogar die Buttersemmel fällt nicht unter den Steuersatz von 4,9 %, obwohl sowohl Butter als auch Semmel, wenn isoliert verkauft, sehr wohl darunterfallen.
Ausdrücklich klargestellt wird auch, dass Restaurationsumsätze vom ermäßigten Steuersatz von 4,9 % ausgeschlossen sind. Wird also eine Semmel vom Bäcker über die Theke verkauft, so liegt eine begünstigte Lieferung vor. Bietet derselbe Bäcker jedoch Kaffee und Semmel zum Verzehr an einem Stehtisch an, ist die Gesamtleistung als Restaurationsumsatz mit 10 % zu versteuern.
Aus Sicht der Registrierkassen ergeben sich dabei einige Themen:
Die RKSV sieht in ihrer Definition neben 10 % und 13 % keinen dritten ermäßigten Steuersatz vor.
Bislang waren in Österreich alle Steuersätze ganze Zahlen, sodass häufig in den Computerprogrammen der Datentyp Integer (ganze Zahlen) dafür verwendet wurde; dies ist nicht länger möglich.
Ein und derselbe Artikel unterliegt eventuell verschiedenen Steuersätzen.
Die folgenden Abschnitte behandeln diese Themen. Dies soll aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass der Hauptaufwand wohl in der Stammdaten- und Artikelumstellung liegen wird. Daneben ist aber eben sicherzustellen, dass das verwendete Kassensystem auch diese Änderungen berücksichtigt.
Durch die Vorschriften der RKSV muss jeder einzelne Kassenbeleg ein wesentliches Sicherheitsmerkmal aufweisen, den maschinenlesbaren QR-Code. Dieser ist im Prinzip nichts anderes als eine Zeichenkette in für den Computer lesbarer Form, weswegen alternativ auch ein Andruck mittels OCR-Schrift möglich ist. Die Zeichenkette hat einen vorgegebenen Inhalt, der in § 10 Abs 2 RKSV definiert wird. Im Wesentlichen sind dies die Pflichtbestandteile des Belegs auf Kopfebene, also ohne Positionsdaten, wie Menge oder handelsübliche Bezeichnung. Dies ist in Abbildung 1, die einen Beleg samt QR-Code und dessen Inhalt zeigt, erkennbar.
Abbildung 1: Belegbeispiel mit Inhalt des QR-Codes.
Dabei ist ersichtlich, dass der maschinenlesbare Code nach einem Vorspann (_R1-AT1_) die Kassennummer (00106001), gefolgt von der Belegnummer (367), das Datum samt Uhrzeit (2016-09-09T11:03:31) und den Barzahlungsbetrag mit 20 % Umsatzsteuer (100,00) enthält. Wären weitere Steuersätze am Beleg vorhanden, würden diese nachstehend (10 %, 0 %, 13 % und 19 %) angegeben werden. Danach angeführt sind allerdings Zeichenkombinationen, die auf den ersten Blick keinen Sinn mehr ergeben. Dies sind der verschlüsselte Umsatzzähler, die Seriennummer des Signaturzertifikats, der Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes und der Signaturwert dieses Barumsatzes.
Genau darin liegt aber das erste Problem: Die in der RKSV enthaltenen Definitionen sehen nur die ermäßigten Steuersätze von 10 % und 13 % vor.
Damit die RKSV nicht vollständig geändert werden muss und damit alle Unternehmen von den Änderungen betroffen wären, wird die Struktur des QR-Codes beibehalten werden und der neue Umsatzsteuersatz von 4,9 % ist in der Registrierkasse wie der Steuersatz „Betrag-Satz-Besonders“, also so wie 19 %, zu erfassen. Dieser Steuersatz kommt eher selten zur Anwendung und daher gibt es wenig Überschneidungen. Falls doch, also bei Unternehmen, die sowohl Umsätze mit 19 % als auch mit 4,9 % tätigen, sind diese Umsätze in derselben Spalte zu erfassen.
Dies widerspricht dem derzeitigen Erlass, der in Abschnitt 4.6.6 vorsehen würde, dass andere Prozentsätze als die bisher vorkommenden dem Satz 0 % zuzuweisen wären. Es ist auch anders als beim 2020 während Corona eingeführten Steuersatz von 5 %. Damals konnten nämlich Beträge, die diesem Steuersatz unterlagen, de facto nach Belieben des Kassenherstellers einem bestimmten Prozentsatz zugeordnet werden.[3] Der Erlass wird in Kürze in neuer Fassung zur Verfügung stehen und den Änderungen Rechnung tragen.
Seitens des Finanzministeriums wurde dabei ein Mittelweg gewählt, einerseits die Änderungen an der RKSV wie auch den Aufwand der Kassenhersteller in Grenzen zu halten, andererseits aber doch über die Aufsummierung des Datenerfassungsprotokolls – zumindest im Regelfall – die Umsätze klar getrennt nach Steuersätzen zu haben. Dies ändert aber nichts an der Folge, dass Unternehmen mit Produkten, die diesem neuen ermäßigten Steuersatz unterliegen, jedenfalls Handlungsbedarf haben. Im Regelfall wird es reichen, dass die Registrierkassensoftware upgedatet wird. Dies wird, sofern ein Wartungsvertrag mit dem Hersteller besteht, wohl auch im Rahmen dieses Wartungsvertrags erfolgen. In Ausnahmefällen, etwa wenn der Registrierkassenhersteller nicht mehr zur Verfügung steht oder auch wenn es hardwareseitige Limitierungen auf wenige Steuercodes gibt, wird dies aber bedeuten, dass eine neue Registrierkasse anzuschaffen ist. Dafür bleibt definitiv nicht mehr viel Zeit, falls dies nötig sein sollte.
3. Neuer nicht ganzzahliger Steuersatz
Bislang gab es in Österreich nur ganzzahlige Steuersätze, die 4,9 % sind ein Novum. Was banal klingt, ist dennoch im Detail nicht unproblematisch. Viele Kassensoftwares haben daher bislang den ganzzahligen Datentyp Integer im Einsatz, was nun geändert werden muss. Da ein Umprogrammieren aufgrund der Zuordnung im QR-Code zwingend notwendig ist, sollte dies zwar parallel erfolgen können und ohnehin rein den Kassenhersteller betreffen, dennoch hat dies auch noch andere Auswirkungen.
Unter Umständen kommt es nämlich zu Rundungsthematiken, und es sind wohl auch Änderungen in den Formularen, wie auch am Kassenbon, vorzunehmen. Als Beispiel sei nur die Abbildung 1 angeführt. Dabei ist die Spalte für den Steuersatz zu erweitern. Dies sind Tätigkeiten, die jedenfalls rechtzeitig vor dem 1.7.2026 durchzuführen sind. In vielen Fällen wird dabei die Unterstützung des Kassenherstellers oder -lieferanten nötig sein, wobei es durchaus zu Engpässen kommen könnte.
4. Unterschiedliche Steuersätze für den gleichen Artikel
Diese Neuheit wird nur einen geringen Teil der Unternehmen treffen, eben den in Pkt 1. erwähnten Bäcker, der damit teilweise Semmeln um 10 % und um 4,9 % verkauft. Bislang war es wohl eine strenge 1:1-Beziehung zwischen Artikel und Steuersatz, dies ist damit in solchen Fällen aber Geschichte. Eine einfache Lösung wird dabei sein, einfach zwei verschiedene Artikel anzulegen, also etwa „Semmel über die Theke verkauft“ mit 4,9 % und „Semmel in der Bäckerei verzehrt“ mit 10 %. Werden die Artikel aber lagergeführt, führt dies in weiterer Folge zu Problemen, weil die Lagerstände zusammenzurechnen wären. Daher wird es notwendig sein, beim gleichen Artikel „Semmel“ beim Verkauf den korrekten Steuersatz zuordnen zu können. Diese Funktionalität weisen derzeit bei Weitem nicht alle Registrierkassensysteme auf. Es ist auch nicht davon auszugehen, dass dies in der Kürze der Zeit umgesetzt werden kann. Unternehmen, die von diesem Spezialfall betroffen sind, sollten daher jedenfalls prüfen, ob deren Kassensoftware dies bereits jetzt oder zumindest rechtzeitig vor dem 1.7.2026 unterstützen wird, andernfalls wird wohl eine Neuanschaffung unumgänglich sein.
5. Weiters zu beachtende Punkte
Unabhängig von diesen Regelungen den zusätzlichen ermäßigten Steuersatz betreffend, stehen weitere Änderungen bei den Registrierkassen vor der Tür. Wie schon in SWK 17/2025[4] beschrieben, müssen die Signaturkarten, zumindest jene, die vor Sommer 2025 erworben wurden,[5] bis Mai 2027 getauscht werden. Sofern das Unternehmen jetzt ohnehin ein Update der Kassensoftware durchführen muss, ist es sinnvoll, gleichzeitig diesen Tausch vorzunehmen.
Auf den Punkt gebracht
Mit 1.7.2026 wird ein neuer Steuersatz von 4,9 % für bestimmte Nahrungsmittel, zB Brot, Butter oder Gemüse, eingeführt.
Es gibt dabei einige Spezialfälle, sodass die korrekte Stammdatenwartung mit Sorgfalt vorgenommen werden muss.
Da die RKSV bisher nur zwei ermäßigte Steuersätze vorgesehen hat, müssen die betroffenen Unternehmen jedenfalls reagieren und die Registrierkassensoftware updaten. Im Regelfall wird dies im Rahmen eines bestehenden Wartungsvertrags möglich sein. In Ausnahmefällen, etwa auch durch hardwareseitige Limitierungen, kann aber eine Neuanschaffung der Registrierkasse nötig werden.
Erstmals gibt es in Österreich einen nicht ganzzahligen Steuersatz, was bei einigen Kassenherstellern weitere Umprogrammierungen nötig macht. Zu kontrollieren sind jedenfalls auch Auswertungen oder der Kassenbon selbst, weil eventuell die Darstellung des Steuersatzes anzupassen sein wird. Dabei wird häufig die Unterstützung des Kassenherstellers oder -lieferanten nötig sein.
In Spezialfällen wird auch ein und derselbe Artikel, je nach Verkaufsart, unterschiedlichen Steuersätzen zuzuordnen sein. Es darf bezweifelt werden, ob dies alle Registrierkassen rechtzeitig unterstützen werden.
Ein möglicherweise notwendiger Tausch der Signaturkarten sollte sinnvollerweise im Rahmen des ohnehin nötigen Updates bei den betroffenen Unternehmen vorgenommen werden.
Markus Knasmüllerist gerichtlich zertifizierter Sachverständiger (ua für Kassensoftware) und Geschäftsführer eines Produzenten von Software für Steuerberater und Unternehmen, seit Juli 2015 auch Leiter des UBIT-Arbeitskreises Kassensoftware.
(Bild: © iStock) 
Auch kein Grund zur Freude!
Markus Knasmüller *
Knasmüller , Ermäßigter Umsatzsteuersatz für bestimmte Nahrungsmittel und seine Auswirkung auf Registrierkassen, SWK 14-15/2026, 668
Mit 1.7.2026 wird es einen zusätzlichen ermäßigten Umsatzsteuersatz für bestimmte Nahrungsmittel geben. Dieser führt auch zu einigen nötigen Änderungen in den Registrierkassen, was sowohl die Stammdatenwartung als auch die Software an sich betrifft. Die Zeit dafür ist nicht mehr lange, weshalb rasch gehandelt werden sollte.
1. Ermäßigter Steuersatz von 4,9 %
Bereits in der letzten Ausgabe der SWK wurde ein Überblick über die Komplexität des neuen ermäßigten Steuersatzes gegeben,[1] die wichtigsten Punkte seien hier noch einmal angeführt:
Aus Sicht der Registrierkassen ergeben sich dabei einige Themen:
Die folgenden Abschnitte behandeln diese Themen. Dies soll aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass der Hauptaufwand wohl in der Stammdaten- und Artikelumstellung liegen wird. Daneben ist aber eben sicherzustellen, dass das verwendete Kassensystem auch diese Änderungen berücksichtigt.
2. Neuer Steuersatz im RKSV-Code
Durch die Vorschriften der RKSV muss jeder einzelne Kassenbeleg ein wesentliches Sicherheitsmerkmal aufweisen, den maschinenlesbaren QR-Code. Dieser ist im Prinzip nichts anderes als eine Zeichenkette in für den Computer lesbarer Form, weswegen alternativ auch ein Andruck mittels OCR-Schrift möglich ist. Die Zeichenkette hat einen vorgegebenen Inhalt, der in § 10 Abs 2 RKSV definiert wird. Im Wesentlichen sind dies die Pflichtbestandteile des Belegs auf Kopfebene, also ohne Positionsdaten, wie Menge oder handelsübliche Bezeichnung. Dies ist in Abbildung 1, die einen Beleg samt QR-Code und dessen Inhalt zeigt, erkennbar.
Abbildung 1: Belegbeispiel mit Inhalt des QR-Codes.
Dabei ist ersichtlich, dass der maschinenlesbare Code nach einem Vorspann (_R1-AT1_) die Kassennummer (00106001), gefolgt von der Belegnummer (367), das Datum samt Uhrzeit (2016-09-09T11:03:31) und den Barzahlungsbetrag mit 20 % Umsatzsteuer (100,00) enthält. Wären weitere Steuersätze am Beleg vorhanden, würden diese nachstehend (10 %, 0 %, 13 % und 19 %) angegeben werden. Danach angeführt sind allerdings Zeichenkombinationen, die auf den ersten Blick keinen Sinn mehr ergeben. Dies sind der verschlüsselte Umsatzzähler, die Seriennummer des Signaturzertifikats, der Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes und der Signaturwert dieses Barumsatzes.
Genau darin liegt aber das erste Problem: Die in der RKSV enthaltenen Definitionen sehen nur die ermäßigten Steuersätze von 10 % und 13 % vor.
Damit die RKSV nicht vollständig geändert werden muss und damit alle Unternehmen von den Änderungen betroffen wären, wird die Struktur des QR-Codes beibehalten werden und der neue Umsatzsteuersatz von 4,9 % ist in der Registrierkasse wie der Steuersatz „Betrag-Satz-Besonders“, also so wie 19 %, zu erfassen. Dieser Steuersatz kommt eher selten zur Anwendung und daher gibt es wenig Überschneidungen. Falls doch, also bei Unternehmen, die sowohl Umsätze mit 19 % als auch mit 4,9 % tätigen, sind diese Umsätze in derselben Spalte zu erfassen.
Dies widerspricht dem derzeitigen Erlass, der in Abschnitt 4.6.6 vorsehen würde, dass andere Prozentsätze als die bisher vorkommenden dem Satz 0 % zuzuweisen wären. Es ist auch anders als beim 2020 während Corona eingeführten Steuersatz von 5 %. Damals konnten nämlich Beträge, die diesem Steuersatz unterlagen, de facto nach Belieben des Kassenherstellers einem bestimmten Prozentsatz zugeordnet werden.[3] Der Erlass wird in Kürze in neuer Fassung zur Verfügung stehen und den Änderungen Rechnung tragen.
Seitens des Finanzministeriums wurde dabei ein Mittelweg gewählt, einerseits die Änderungen an der RKSV wie auch den Aufwand der Kassenhersteller in Grenzen zu halten, andererseits aber doch über die Aufsummierung des Datenerfassungsprotokolls – zumindest im Regelfall – die Umsätze klar getrennt nach Steuersätzen zu haben. Dies ändert aber nichts an der Folge, dass Unternehmen mit Produkten, die diesem neuen ermäßigten Steuersatz unterliegen, jedenfalls Handlungsbedarf haben. Im Regelfall wird es reichen, dass die Registrierkassensoftware upgedatet wird. Dies wird, sofern ein Wartungsvertrag mit dem Hersteller besteht, wohl auch im Rahmen dieses Wartungsvertrags erfolgen. In Ausnahmefällen, etwa wenn der Registrierkassenhersteller nicht mehr zur Verfügung steht oder auch wenn es hardwareseitige Limitierungen auf wenige Steuercodes gibt, wird dies aber bedeuten, dass eine neue Registrierkasse anzuschaffen ist. Dafür bleibt definitiv nicht mehr viel Zeit, falls dies nötig sein sollte.
3. Neuer nicht ganzzahliger Steuersatz
Bislang gab es in Österreich nur ganzzahlige Steuersätze, die 4,9 % sind ein Novum. Was banal klingt, ist dennoch im Detail nicht unproblematisch. Viele Kassensoftwares haben daher bislang den ganzzahligen Datentyp Integer im Einsatz, was nun geändert werden muss. Da ein Umprogrammieren aufgrund der Zuordnung im QR-Code zwingend notwendig ist, sollte dies zwar parallel erfolgen können und ohnehin rein den Kassenhersteller betreffen, dennoch hat dies auch noch andere Auswirkungen.
Unter Umständen kommt es nämlich zu Rundungsthematiken, und es sind wohl auch Änderungen in den Formularen, wie auch am Kassenbon, vorzunehmen. Als Beispiel sei nur die Abbildung 1 angeführt. Dabei ist die Spalte für den Steuersatz zu erweitern. Dies sind Tätigkeiten, die jedenfalls rechtzeitig vor dem 1.7.2026 durchzuführen sind. In vielen Fällen wird dabei die Unterstützung des Kassenherstellers oder -lieferanten nötig sein, wobei es durchaus zu Engpässen kommen könnte.
4. Unterschiedliche Steuersätze für den gleichen Artikel
Diese Neuheit wird nur einen geringen Teil der Unternehmen treffen, eben den in Pkt 1. erwähnten Bäcker, der damit teilweise Semmeln um 10 % und um 4,9 % verkauft. Bislang war es wohl eine strenge 1:1-Beziehung zwischen Artikel und Steuersatz, dies ist damit in solchen Fällen aber Geschichte. Eine einfache Lösung wird dabei sein, einfach zwei verschiedene Artikel anzulegen, also etwa „Semmel über die Theke verkauft“ mit 4,9 % und „Semmel in der Bäckerei verzehrt“ mit 10 %. Werden die Artikel aber lagergeführt, führt dies in weiterer Folge zu Problemen, weil die Lagerstände zusammenzurechnen wären. Daher wird es notwendig sein, beim gleichen Artikel „Semmel“ beim Verkauf den korrekten Steuersatz zuordnen zu können. Diese Funktionalität weisen derzeit bei Weitem nicht alle Registrierkassensysteme auf. Es ist auch nicht davon auszugehen, dass dies in der Kürze der Zeit umgesetzt werden kann. Unternehmen, die von diesem Spezialfall betroffen sind, sollten daher jedenfalls prüfen, ob deren Kassensoftware dies bereits jetzt oder zumindest rechtzeitig vor dem 1.7.2026 unterstützen wird, andernfalls wird wohl eine Neuanschaffung unumgänglich sein.
5. Weiters zu beachtende Punkte
Unabhängig von diesen Regelungen den zusätzlichen ermäßigten Steuersatz betreffend, stehen weitere Änderungen bei den Registrierkassen vor der Tür. Wie schon in SWK 17/2025[4] beschrieben, müssen die Signaturkarten, zumindest jene, die vor Sommer 2025 erworben wurden,[5] bis Mai 2027 getauscht werden. Sofern das Unternehmen jetzt ohnehin ein Update der Kassensoftware durchführen muss, ist es sinnvoll, gleichzeitig diesen Tausch vorzunehmen.
Auf den Punkt gebracht
Markus Knasmüller ist gerichtlich zertifizierter Sachverständiger (ua für Kassensoftware) und Geschäftsführer eines Produzenten von Software für Steuerberater und Unternehmen, seit Juli 2015 auch Leiter des UBIT-Arbeitskreises Kassensoftware.
Fundstelle(n):
SWK 14-15/2026, 668
OAAAG-29345