Angabe der Verwendungsgruppe wäre mE zur Vermeidung von allfälligen Streitigkeiten ratsam (gemäß § 2 Abs 2 / 8 AVRAG muss die vorgesehene Verwendung zumindest im Dienstzettel angeführt werden). Wird der Arbeitnehmer tatsächlich in einer höheren Verwendungsgruppe beschäftigt, als vereinbart wurde, kann er die Ansprüche aus der höheren Verwendungsgruppe geltend machen (in diesem Fall müsste von einer Vertragsänderung ausgegangen werden).
Starre (gesetzliche) Frist für die Beibringung von Unterlagen ist mir nicht bekannt; die Fürsorgepflicht erfordert mE, dass der Arbeitnehmer darauf hingewiesen wird, die notwendigen Unterlagen beizubringen.