VIDEO: Fristen und Form der Einberufung der Generalversammlung – Philip Rosenauer

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Die Einberufung erfolgt in der gesellschaftsvertraglich festgelegten Form. Ist nichts festgelegt, so hat sie in Form einer Verständigung der Gesellschafter durch einen eingeschriebenen Brief (ein Rückschein ist nicht erforderlich, da auch der Zugang keine Voraussetzung ist) zu erfolgen (§ 38 GmbHG). Es sind dabei alle Gesellschafter einzuladen, auch jene, denen kein Stimmrecht in jener Generalversammlung zukommt. Ist ein Gesellschafter unerreichbar, ist eine Ladung trotzdem erforderlich (hierbei kommt die Bestellung eines Abwesenheitskurators in Betracht).

In Bezug auf die Einhaltung der Fristen ist zu beachten, dass zwischen dem Tag der Aufgabe der Sendung zur Post und dem Tag der Generalversammlung mindestens 7 Tage liegen müssen (diese Frist kann gesellschaftsvertraglich verlängert werden), sodass die Generalversammlung erst am 8. Tag nach der Einberufung stattfinden darf. Eine Unterschreitung dieser Mindestfrist ist dabei nicht zulässig, auch nicht bei Gefahr in Verzug. Es besteht jedoch die Möglichkeit auf die Einhaltung der Frist durch die Gesellschafter zu verzichten (dies ist jedoch nur bei einer Vollversammlung – somit bei Anwesenheit/Vertretung aller Gesellschafter – möglich).

Hinsichtlich der inhaltlichen Voraussetzungen hat die Einberufung den Ort der Versammlung, den Zeitpunkt, die Tagesordnung sowie das einladende Organ anzugeben. Bei der Wahl des Ortes und Termins ist auf die Interessen der Gesellschafter Bedacht zu nehmen. Die Generalversammlung hat grundsätzlich am Sitz der Gesellschaft stattzufinden (bezieht sich auf die politische Gemeinde, nicht jedoch auf die Geschäftsräumlichkeiten, den Betrieb oder die Verwaltung), wenn im GesV nicht anderes bestimmt ist. Die Wahl des Orts und des Termins darf nicht dazu führen, dass den Gesellschaftern die Teilnahme unmöglich oder unzumutbar erschwert wird, dies folgt aus der allgemeinen Treuepflicht.¹

Die einzelnen Tagesordnungspunkte müssen in der Einladung möglichst bestimmt angegeben werden, sodass eine ausreichende Vorbereitung der einzelnen Gesellschafter möglich ist. Dabei kann die Tagesordnung auch nach der Einladung übermittelt werden, sie muss aber spätestens 3 Tage vor der Versammlung vollständig vorliegen. Wird die Versammlung zwar ordnungsgemäß einberufen, die Tagesordnung aber nicht, nicht rechtzeitig oder ungenügend mitgeteilt, können fehlerfreie Beschlüsse nur in einer Vollversammlung gefasst werden und auch nur dann, wenn kein Gesellschafter dies rügt.²

Weiters kann eine 10%-Minderheit der Gesellschafter (gesellschaftsvertraglich kann eine geringere Beteiligungsschwelle zugunsten der Minderheit vorgesehen werden) die Ergänzung von Tagesordnungspunkten schriftlich verlangen. Diese Ergänzung muss spätestens am 3. Tag nach dem Tag der Postaufgabe der Einladung der Gesellschaft zugehen (anderer Ansicht ist die Postaufgabe für das Ergänzungsverlangen maßgeblich).³

Wird die Generalversammlung nicht ordnungsgemäß einberufen, können unanfechtbare Beschlüsse nur gefasst werden, wenn sämtliche Gesellschafter anwesend oder vertreten sind. Sind nicht alle anwesend oder vertreten, kann der Einberufungs- oder Ankündigungsmängel nicht geheilt werden und kein Beschluss gefasst werden. Dennoch gefasste Beschlüsse sind entweder nichtig (zB wenn Einladungen nicht gegenüber allen Gesellschaftern erfolgt sind) oder anfechtbar (zB bei Verstößen gegen die Form, Frist oder Inhalt der Einladung, wie die bloße mündliche Einladung oder die Nichtangabe der Uhrzeit). Die Heilungswirkung tritt nur durch rügeloses Einlassen in die Generalversammlung ein. Die Beschlüsse sind jedoch auch bei schweren Einberufungsmängeln, wie beim gänzlichen Fehlen einer Einberufung, nicht absolut nichtig.⁴

Praxistipp: Gesellschaftsvertraglich abweichende Regelungen (Form, Frist und maßgebliche Ladungsanschrift) sind bei der Einberufung zu berücksichtigen.

Autor: Dr. Philip Rosenauer