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Virtuelle Aufsichtsrats-, Gesellschafter- und Hauptversammlungen

(Bild: © SB) (Bild: © SB)

Das Gesellschaftsrechtliche COVID-Gesetz sowie dessen Durchführungsverordnung („COVID-19-GesV“) bringen lang erwartete Erleichterungen insbesondere für virtuelle Versammlungen von Aktiengesellschaften und GmbHs sowie deren Organen.

Die Vereinfachungen gelten auch für Versammlungen von Gesellschaftern und Organen anderer Kapitalgesellschaften (etwa SE), Personengesellschaften (OG, KG), Genossenschaften, Privatstiftungen, Vereine, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, kleinen Versicherungsvereine oder Sparkassen. Exemplarisch wird in diesem Beitrag die virtuelle Aufsichtsratssitzung, die virtuelle Generalversammlung der GmbH und die virtuelle Hauptversammlung der AG dargestellt.

1. Virtuelle Aufsichtsratssitzung

Die Durchführung einer virtuellen Aufsichtsratssitzung ist nach der COVID-19-GesV zulässig, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Sitzung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht. Jeder Teilnehmer muss die Möglichkeit haben, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.

Wenn einzelne Aufsichtsratsmitglieder nicht über die notwendige Hardware für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen, reicht es aus, wenn diese Aufsichtsratsmitglieder nur akustisch mit der Versammlung verbunden sind. Es dürfen aber höchstens die Hälfte der Aufsichtsratsmitglieder so verbunden sein. Die bloß akustisch zugeschalteten Teilnehmer gelten in jeder Hinsicht als Teilnehmer, sodass sie etwa auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen sind.

Der Aufsichtsratsvorsitzende entscheidet, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt werden soll und mit welchen technischen Mitteln diese erfolgen soll.

2. Virtuelle Generalversammlung der GmbH

So wie Aufsichtsratssitzungen sind auch virtuelle Generalversammlungen bei der GmbH zulässig. Die Geschäftsführung hat zu entscheiden, ob und in welcher Form eine virtuelle Versammlung stattfinden soll. Dabei sind sowohl die Interessen der Gesellschaft (etwa an einem geregelten Ablauf der Versammlung) als auch der Gesellschafter (etwa verfügbare Hardware/Software bei den Gesellschaftern) zu berücksichtigen. In der Ladung zur virtuellen Generalversammlung sind die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung anzugeben.

Ist für die zu beschließenden Maßnahmen die Mitwirkung eines Notars erforderlich (etwa zur Änderung des Gesellschaftsvertrags, § 49 Abs 1 GmbHG) kann dieser entsprechend § 69b der Notariatsordnung zugeschaltet werden.

3. Virtuelle Hauptversammlung der AG

a) Allgemeine Vereinfachungen

Die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft unterscheidet sich von anderen Versammlungen vor allem durch den typischerweise größeren Teilnehmerkreis. Eine herkömmliche Videokonferenz ist für die Durchführung von Hauptversammlungen somit nur bedingt geeignet.

Nach der COVID-19-GesV ist es daher ausreichend, wenn die Aktionäre die virtuelle Hauptversammlung nur optisch und akustisch mitverfolgen, sich aber nicht unmittelbar zu Wort melden oder abstimmen können. Diese Rechte müssen ihnen aber während der Versammlung „auf andere Weise“ eingeräumt werden: So könnten etwa das Auskunfts- und das Antragsrecht bei der AG (vgl §§ 118 und 119 AktG) in der Form ausübbar sein, dass die Aktionäre ihre Fragen bzw. Anträge schriftlichen in einem bestimmten Zeitfenster während der Versammlung elektronisch an die Gesellschaft übermitteln, die sie dann durch den Vorsitzenden verlesen lässt. Bei Abstimmungen könnte auch eine spezielle Abstimmungssoftware zum Einsatz kommen. Aktionäre, die ihre Rechte auf diese Weise ausüben können, sind jedenfalls Teilnehmer im aktienrechtlichen Sinn und daher ins Teilnehmerverzeichnis aufzunehmen.

Wesentlich ist in diesem Zusammenhang, dass die Aktionäre die Möglichkeit haben müssen, auf Entwicklungen in der Versammlung zu reagieren (zB durch einen alternativen Beschlussantrag oder eine zusätzliche Frage). Wie bei jeder Hauptversammlung ist es aber auch bei einer virtuellen Versammlung möglich, den Ablauf zeitlich zu strukturieren und zB einen bestimmten Zeitpunkt bekanntzugeben, bis zu dem Fragen gestellt werden können.

Auch bei virtuellen Hauptversammlungen ist es zulässig, wenn einzelne Aktionäre die Versammlung nur akustisch mitverfolgen können (Hälftegrenze). Um einem noch größeren Aktionärskreis ein Mitverfolgen der Hauptversammlung zu ermöglichen, können Aktiengesellschaften auch ohne entsprechende Regelung in der Satzung zusätzlich eine – auf die Aktionäre beschränkte oder bei einer börsenotierten Gesellschaft auch eine öffentliche – Übertragung der Hauptversammlung vornehmen. Zur Stimmabgabe kann auch – ohne Satzungsermächtigung eine Abstimmung per Brief vorgesehen werden.

Die Gesellschaft ist für den Einsatz von technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich, als diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind.

b) Zusätzliche Vereinfachungen bei „großen“ Gesellschaften

Bei börsenotierten Gesellschaften, MTF-Emittenten (zB Vienna MTF der Wiener Börse) und Gesellschaften mit mehr als 50 Aktionären gelten darüber hinaus noch die folgenden Vereinfachungen:

  • Die Hauptversammlung ist akustisch und optisch in Echtzeit zu übertragen wird (Übertragung der Hauptversammlung).
  • Die Ausübung der Aktionärsrechte (Stellung von Beschlussanträgen, Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs) kann in der virtuellen Hauptversammlung über Stimmrechtsvertreter „kanalisiert“ werden. Dazu hat die Gesellschaft zumindest vier geeignete und von ihr unabhängige Personen als Stimmrechtsvertreter vorzuschlagen, von denen zumindest zwei Rechtsanwälte oder Notare sein müssen. Die Kosten der besonderen Stimmrechtsvertreter sind von der Gesellschaft zu tragen. Aktionäre müssen zur Teilnahme an der Hauptversammlung einen dieser Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen.
  • Für das Auskunftsrecht der Aktionäre kann die Gesellschaft festlegen, dass Fragen entweder über die Stimmrechtsvertreter gestellt werden müssen und/oder direkt an die Gesellschaft zu richten sind. Dazu sind jeweils elektronische Mittel (etwa E-Mail) vorzusehen.

Die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung sind grundsätzlich in der Einberufung anzugeben. Es kann aber in der Einberufung auch darauf (nur) hingewiesen werden, dass diese Informationen auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden (sonst Auflage am Sitz und Übermittlung auf Verlangen, § 108 Abs 3 bis 5 AktG). Die Unterlagen müssen dann ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung verfügbar sein.

Wenn eine Gesellschaft die Einberufung bereits vor der Kundmachung der COVID-19-GesV veröffentlicht hat (dh vor dem 08.04.2020), ist es ausreichend, wenn die Informationen für die virtuelle Hauptversammlung erst ab dem 14. Tag vor der Hauptversammlung bereitgestellt werden.

Disclaimer

Bitte beachten Sie, dass die hier gebotene Darstellung eine Rechtsberatung nicht ersetzt. Die hier dargestellten Regelungen können vom Gesetzgeber kurzfristig geändert werden. Wir laden Sie daher ein, unseren Informationsbereich wiederkehrend zu besuchen.

Autoren:

Elke Napokoj, Stefan Gaug, Christoph Nauer, David Pukel

Zur Autorin:

Dr. Elke Maria Napokoj LL.M. (London), Partner, Co-Head Corporate/M&A bei bpv Hügel




Zum Autor:

Mag. Stefan Gaug LL.M., Partner bei bpv Hügel




Zum Autor:

Mag. David Pukel, Rechtsanwaltsanwärter bei bpv Hügel




Zum Autor:

Dr. Christoph Nauer LL.M., Co-Managing Partner bei bpv Hügel



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bpv Hügel Rechtsanwälte

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