Hallo S!
Für mich hört sich das nach einem klassischen Auslagenersatz an.
Das Problem dabei ist, dass hier Geld vom Auftraggeber an den freien DN fließt.
Hier wäre es wohl geschickter, wenn der freie DN eine z.B. Kreditkarte vom DG erhält und damit diese Tankaufwände begleicht.
Und bezüglich der DB/DZ/Komm.St. – Pflicht ein paar Grundsätze:
Vergütungen an freie Dienstnehmer/innen unterliegen seit 1. 1. 2010
der Pflichtigkeit in den Abgaben DB, DZ und KommSt.
Unter dem Begriff der Vergütungen versteht man nicht nur die
Nettohonorare (also ohne Umsatzsteuer), sondern auch allfällige
Reisekosten bzw. Auslagenersätze.
Ausgenommen von der DB/DZ/KommSt-Pflicht ist der Ersatz von
belegmäßig nachgewiesenen Nächtigungskosten bzw. Fahrtkosten.
Der Ersatz von belegmäßig nachgewiesenen Verpflegungskosten
hingegen unterliegt der DB/DZ/KommSt-Pflicht.
In den sonstigen Auslagenersatzfällen empfiehlt es sich, die Auslagen
gleich direkt durch den Dienstgeber begleichen zu lassen (z. B.
mittels einer Kreditkarte des Dienstgebers.
LG