Hallo Maria!
Da die Antwort auf deine Frage eine sehr komplexe ist, gebe ich dir nur einen Tipp, wo du die Lösung findest:
ASoK 11/2005, 358, ein Beitrag von Thomas Rauch (u.a. Autor des sehr empfehlenswerten Fachbuchs „Arbeitsrecht für Arbeitgeber“ – hier wird diese Thematik samt Musterschreiben auch behandelt).
Wenn du deine e-mail-Adresse bekannt gibst, kann ich dir sehr gerne dieses Muster übermittlen.
Liebe Grüße