Liebe Ulrike,
vorab möchte ich in arbeitsrechtlicher Hinsicht darauf hinweisen, dass (wie Ihnen aber sicher ohnehin bekannt ist) zuviel konsumierter Urlaub laut § 10 UrlG nur bei
– unberechtigtem vorzeitigen Austritt des Arbeitnehmers und
– bei arbeitnehmerverschuldeter fristloser Entlassung
zurückverrechnet werden darf.
Zur Frage der Abrechnung:
Die Urlaubsrückverrechnung ist nicht wie ein unbezahlter Urlaub zu behandeln.
Das rückverrechnete Urlaubsentgelt ist im Kalendermonat der Beendigung
– brutto rückzuverrechnen (also eine Minuslohnart),
– sozialversicherungsrechtlich neutral (lohnverrechnungstechnisch gesehen: SV-frei),
– lohnsteuerlich eine Rückzahlung von Arbeitslohn (dh vermindert die LSt-Bemessungsgrundlage so wie zB Pendlerpauschale oder LSt-Freibetrag)
– und hat keinerlei Auswirkungen auf DB, DZ, KommSt.
Es ist daher eine eigene Lohnart notwendig. Die meisten Lohnverrechnungsprogramme beinhalten daher eine eigene Lohnart mit der Bezeichnung „Erstattung Urlaubsersatzleistung“ oder ähnlich.
Verwendet man eine allgemeine Lohnart (zB „Rückzahlung Arbeitslohn“ o.ä.), sollte man unbedingt überprüfen, ob die diese den oben angeführten Parametern entspricht.
Schöne Grüße,
Rainer Kraft