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CORONAVIRUS | LOHNVERRECHNUNG – Änderungen ab 1.7.2021

(Bild: © iStock/peterschreiber.media)

Die temporären Steuerbegünstigungen für Arbeitnehmer, wonach das Pendlerpauschale und die Begünstigungen bestimmter Zulagen und Zuschläge auch im Falle von COVID-19-Kurzarbeit sowie bei Telearbeit und Dienstverhinderungen wegen der COVID-19-Krise anwendbar blieben, wurden zuletzt nochmals um drei Monate verlängert für Lohnzahlungszeiträume, die vor dem 1.7.2021 enden. Demgemäß sind diese coronabedingten Sonderbegünstigungen per 30.6.2021 ausgelaufen. Weiters ist in Zusammenhang mit Sonderfreistellungen von schwangeren Arbeitnehmerinnen seit 1.7.2021 zu beachten, ob bereits ein voller Impfschutz besteht. Im nachfolgenden Beitrag informieren wir Sie über diese Änderungen sowie den daraus resultierenden Handlungsbedarf für die Lohnverrechnung.

Das sog. „Pendlerpauschale“ für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte von Arbeitnehmern ist grundsätzlich auch für Feiertage sowie im Krankenstand und Urlaub zu berücksichtigen (§ 16 Abs 1 Z 6 lit h EStG). Die Steuerbegünstigungen für bestimmte Zulagen und Zuschläge iS § 68 EStG stehen grundsätzlich auch für gewisse Dienstfreistellungen sowie im Krankheitsfall zu (§ 68 Abs 7 EStG). Im Rahmen der COVID-19-Sondergesetzgebung wurde diese Steuerbegünstigungen auch auf cornonabedingte Kurzarbeit, Telearbeit und Dienstverhinderungen von Arbeitnehmern ausgedehnt und zuletzt nochmals bis 30.6.2021 verlängert (§ 124b Z 349 EStG idF 2. COVID-19-StMG, BGBl I 52/2021 vom 25.3.2021; siehe dazu bereits unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | „Ausfallsbonus“ und weitere Wirtschaftshilfen“ vom 25.1.2021).

Diese Steuerbegünstigungen sind somit mit Wirkung ab 1.7.2021 weggefallen. Seit diesem Zeitpunkt ist außerdem bei Sonderfreistellungen von werdenden Müttern deren Bestehen eines Impfschutzes zu beachten. Diese Änderungen samt deren Auswirkungen auf die Lohnverrechnung stellen wir nachfolgend dar:

Pendlerpauschale

Bis 30.6.2021 konnte das Pendlerpauschale als Werbungskosten auch während der Kurzarbeit, im Homeoffice oder bei Dienstverhinderungen aufgrund von Corona-Maßnahmen weiterhin berücksichtigt werden, auch wenn die Strecke Wohnung-Arbeitsstätte-Wohnung nicht mehr bzw nicht mehr regelmäßig an jedem Arbeitstag zurückgelegt wurde und somit unter Umständen die erforderlichen Tage für eine volle/teilweise Berücksichtigung des Pendlerpauschale nicht mehr erreicht wurden.

Ab 1.7.2021 steht das Pendlerpauschale für Homeoffice-Tage nur noch dann zu, wenn an den erforderlichen Tagen die Strecke Arbeitsplatz – Wohnstätte auch tatsächlich zurückgelegt wird. Somit können Tage, an welchen die Strecke Wohnung-Arbeitsstätte-Wohnung kurzarbeitsbedingt oder aufgrund von Quarantäne nicht zurückgelegt wird, nicht mehr in die Berechnung miteinbezogen werden. Das Pendlerpauschale ist somit fortan wieder nach den in einem Kalendermonat tatsächlich geleisteten Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nach folgender Staffelung zu berechnen (Rz 250 LStR):

  • Wegstrecke wird an 4 bis 7 Tagen im Kalendermonat zurückgelegt        = 1/3 des Pendlerpauschale
  • Wegstrecke wird an 8 bis 10 Tagen im Kalendermonat zurückgelegt      = 2/3 des Pendlerpauschale
  • Wegstrecke wird an mind. 11 Tagen im Kalendermonat zurückgelegt     = volles Pendlerpauschale

Homeoffice-Tätigkeiten, Kurzarbeit und Dienstverhinderung in Zusammenhang mit Corona-Maßnahmen, aufgrund dessen die Wegstrecke nicht zurückgelegt wird, dürfen nun also  nicht mehr mitgezählt werden. Dadurch kann sich eine Kürzung des Pendlerpauschales bzw ggfs auch der gänzliche Wegfall für manche Kalendermonate ergeben.

Hinsichtlich der aktuellen steuerlichen Behandlung des „Homeoffice“ sei an dieser Stelle vollständigkeitshalber nochmals erwähnt, dass – ebenfalls mit dem 2. COVID-19-Steuermaßnahmengesetz – das neue „Homeoffice-Paket“ im Einkommensteuergesetz verankert wurde, welches verschiedene neue Steuerbegünstigungen mit sich brachte (siehe dazu bereits ausführlich unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | Steuerbegünstigungen für Arbeitnehmer im HOMEOFFICE“ vom 22.3.2021).

Zulagen und Zuschläge gemäß § 68 EStG

Auch Zulagen und Zuschläge nach § 68 EStG durften bis 30.6.2021 für coronabedingte Abwesenheiten steuerfrei weiterbezahlt werden (analog zur Regelung in § 68 Abs 7 EStG für Zulagen und Zuschläge im weiterbezahlten Entgelt während eines Krankheitsfalls).

Das Auslaufen der temporären Begünstigungen gemäß § 124b Z 349 EStG bewirkt ab 1.7.2021 ua, dass Zulagen und Zuschläge, die an arbeitsfreien Tagen im Rahmen der Kurzarbeit weiterbezahlt werden, nun nicht mehr steuerfrei sind. Dies stellt einen wesentlichen Nachteil für Mitarbeiter in Kurzarbeit dar.

Auch Zulagen und Zuschläge nach § 68 EStG, die etwa während einer Quarantäne im Ausfallsentgelt weiterbezahlt wurden, sind ab dem Lohnzahlungszeitraum Juli 2021 als steuerpflichtig zu behandeln.

COVID-19-Sonderfreistellung für schwangere Frauen

Für Schwangere besteht ein erhöhtes Risiko eines schweren Krankheitsverlaufs im Falle einer COVID-19-Infektion. Deshalb gibt es – seit 1.1.2021 bzw voraussichtlich bis 30.9.2021 – unter bestimmten Voraussetzungen einen Freistellungsanspruch für werdende Mütter. Ein solcher Freistellungsanspruch beginnt ab der 14. Schwangerschaftswoche und endet spätestens mit Beginn des Beschäftigungsverbotes vor der Geburt. Das ist entweder das absolute Beschäftigungsverbot acht Wochen vor dem errechneten Geburtstermin oder ein früheres individuelles Beschäftigungsverbot aus medizinischen Gründen. Diese Sonderfreistellung betrifft Schwangere mit Arbeiten, bei denen ein physischer Körperkontakt mit anderen Personen erforderlich ist (zB Friseurinnen, Masseurinnen, Kindergärtnerinnen etc). Arbeitgeber sind ab diesem Zeitpunkt angehalten, durch Änderung der Arbeitsbedingungen oder Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz eine Gefährdung zu vermeiden. Dabei muss auch die Möglichkeit von Homeoffice geprüft werden. Eine Änderung der Tätigkeit oder des Arbeitsplatzes ohne Zustimmung der Arbeitnehmerin ist jedoch nur zulässig, sofern die Änderung durch den Dienstvertrag gedeckt ist.

Ist dies hingegen nicht möglich, hat die schwangere Arbeitnehmerin Anspruch auf Freistellung mit Entgeltfortzahlung. Arbeitgeber bekommen die Kosten jedoch vom Krankenversicherungsträger ersetzt. Die ÖGK stellt hiefür ein Antragsformular zur Verfügung und verlangt als Beilage eine ärztliche Bestätigung über das Bestehen der Schwangerschaft sowie einen Auszug aus der Lohnverrechnung für den Erstattungszeitraum:

Für die Frage der Freistellung sind ab 1.7.2021 auch Corona-Impfungen zu berücksichtigen, und zwar auch für jene werdenden Mütter, die bereits vor dem 30.6.2021 freigestellt wurden. Ein Anspruch auf Freistellung besteht ab 1.7.2021 somit für all jene Schwangeren, die noch keinen vollen Impfschutz gegen Sars-CoV-2 haben. Ein ausreichender Impfschutz ist nach derzeitigen Erkenntnissen gegeben:

  • 8 Tage nach der 2. Impfung mit Comirnaty (Pfizer),
  • 14 Tage nach der 2. Impfung mit Moderna,
  • 15 Tage nach der 2. Impfung mit Vaxzevria (Astra Zeneca),
  • 15 Tage nach der Impfung mit Janssen (Johnson & Johnson).

Die Arbeitnehmerin trifft eine gesetzliche Verpflichtung, ihrem Arbeitgeber 14 Kalendertage im Vorhinein mitzuteilen, wann der vollständige Impfschutz eintritt.

Kurzarbeit (Phase 5)

Wesentliche Änderungen für die Lohnverrechnung bringen auch die Neuerungen bei der Corona-Kurzarbeit (sog. „Phase 5“) mit Wirkung ab 1.7.2021 mit sich. Darüber haben wir Sie bereits gesondert informiert (vgl zuletzt unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | KURZARBEIT – Detailinfos zur Phase 5 ab 1.7.2021“ vom 16.7.2021.

FAZIT

Viele Unternehmen werden – ungeachtet der derzeitigen Lockerungen der COVID-Maßnahmen – ihren Mitarbeitern wohl auch weiterhin ein zumindest teilweises Arbeiten im Homeoffice zugestehen. Hiebei ist ab 1.7.2021 jedoch wieder darauf zu achten, ob die erforderlichen Tage für das Pendlerpauschale erreicht wurden, ob eine Kürzung nach der maßgeblichen Staffelung erfolgen muss oder ob das Pendlerpauschale in einem Kalendermonat überhaupt nicht zusteht. Es ist empfehlenswert, die Homeoffice-Tage in der Lohnverrechnung monatlich mitzuführen und das Pendlerpauschale gegebenenfalls zu kürzen. Sollten die Homeoffice-Tage hingegen erst am Jahresende in die Lohnverrechnung eingepflegt werden, könnte es mitunter zu erheblichen Rückverrechnungen des Pendlerpauschales kommen.

Aber nicht nur bei Homeoffice müssen die Tage nun wieder genau geprüft werden, sondern auch bei Kurzarbeit und Dienstverhinderungen wegen COVID-19-Maßnahmen.

Bei den Zulagen und Zuschlägen, die nun nicht mehr steuerfrei zustehen, ist für Softwarehersteller und Lohnverrechner Vorsicht geboten, um die Zulagen ab der Juli-Abrechnung richtig in der Lohnverrechnung abzubilden und korrekt zu versteuern.

Seit 1.7.2021 sind zudem für die Frage der Freistellungsansprüche für werdende Mütter deren zwischenzeitig erhaltene COVID-Impfungen zu berücksichtigen. Verfasser:

Andrea Hofer

Andrea Hofer Senior Accountant

Mag. Sabine Bendlinger

Mag. Sabine Bendlinger Senior Accountant

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